Wer bAV-Dokumentenmanagement oder eine Archivierungssoftware für die betriebliche Altersvorsorge sucht, sucht in Wahrheit dreierlei: Ordnung, Vollständigkeit und Nachweis. Eine Ablage liefert nur das erste davon — sie kann nicht sagen, ob etwas fehlt, und sie kann nicht belegen, dass der Mitarbeiter informiert wurde. In aiyomo hängen deshalb alle drei Fragen an der Akte selbst. Die Einordnung des ganzen Fachmoduls steht unter bAV-Software für Versicherungsmakler.
Ordnung: ein Ordner je Firma, automatisch
Je Firma entsteht automatisch ein eigener Dokumentenordner zur Versorgungsordnung — Sie legen ihn nicht an und benennen ihn nicht. Abgelegt wird wahlweise lokal, in S3-kompatiblem Speicher oder in Ihrem OneDrive; die Struktur bleibt dieselbe, unabhängig davon, wo die Dateien liegen. Wie die Ablage über die bAV hinaus organisiert ist, steht unter Dokumente und Formulare.
Vollständigkeit: eine Ampel gegen 14 Pflichtdokumente
Der eigentliche Wert entsteht bei der zweiten Frage. Das System prüft jeden Firmenordner laufend gegen einen festen Satz von 14 Pflichtdokumenten — von der Versorgungsordnung über Mitarbeiterinformation und Merkblätter bis zu Entgeltumwandlungsvereinbarung und Empfangsbestätigung — und zeigt als Ampel, ob das Paket vollständig ist. Fehlt etwas, wird benannt, was fehlt.
Das ist der Unterschied zur Ablage: Eine Ablage antwortet, wenn Sie fragen. Die Ampel sagt es, ohne dass Sie fragen — und sie sagt es bei jedem der betreuten Arbeitgeber gleichzeitig. In einer Branche, in der das Haftungsrisiko nicht im Fehler, sondern im Vergessen liegt, ist das der entscheidende Punkt. Welche gesetzlichen Pflichten dahinterstehen, steht unter bAV-Verwaltung und Haftung.
Nachweis: der Anlass-Katalog mit 25 Anlässen
Zu einer bAV-Meldung gehören Unterlagen — und zwar je Anlass andere. aiyomo führt dafür einen Katalog von 25 Anlässen, in dem zu jedem Anlass hinterlegt ist, welche Dokumente der Versorgungsordnung nötig sind und was damit passieren soll: vorausfüllen, bereitstellen oder mit Lesebestätigung nachweisen.
Die dritte Variante ist die für die Haftung wichtige. Wo es auf den Nachweis ankommt — etwa bei Informationspflichten nach dem Nachweisgesetz —, wird das Dokument nicht nur bereitgestellt, sondern mit Lesebestätigung ausgeliefert, und die Bestätigung bleibt am Vorgang dokumentiert. Statt bei jedem Vorgang zu überlegen, welches Merkblatt noch fehlt, arbeiten Sie den vorbereiteten Satz ab.
Weil Dokumente, Ereignisse, Fristen und Lohnübergabe auf derselben Plattform laufen, hängt der Nachweis am Vorgang und nicht in einer getrennten Ablage daneben: Zu jedem der 19 Mitarbeiter-Ereignisse gehört der passende Dokumentensatz, und was länger als drei Tage auf ein fehlendes Dokument wartet, erzeugt automatisch eine Aufgabe.
Was das nicht ist
Zur Einordnung gehört die Grenze: aiyomo führt Nachweise protokolliert und nachvollziehbar — ein zertifiziertes revisionssicheres Langzeitarchiv im Sinne einer geprüften Archivlösung ist es nicht, und das behaupten wir nicht. Wer eine solche Zertifizierung braucht, betreibt sie zusätzlich; die Nachweisführung für Ihre bAV-Betreuung deckt aiyomo ab.
bAV-Dokumentenmanagement auf einen Blick
- Automatischer Dokumentenordner je Firma zur Versorgungsordnung — keine manuelle Struktur
- Ablage wahlweise lokal, in S3-kompatiblem Speicher oder im eigenen OneDrive
- Laufende Prüfung gegen 14 Pflichtdokumente mit Vollständigkeits-Ampel, die benennt, was fehlt
- Anlass-Katalog mit 25 Anlässen: je Meldung der richtige Dokumentensatz
- Drei Auslieferungsarten je Dokument: vorausfüllen, bereitstellen oder mit Lesebestätigung nachweisen
- Lesebestätigung bleibt am Vorgang dokumentiert — relevant für Informationspflichten nach dem Nachweisgesetz
- Dokumente, Ereignisse, Fristen und Lohnübergabe auf einer Plattform statt in getrennten Ablagen
- Fehlende Dokumente erzeugen nach drei Tagen automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität
- Kein zertifiziertes revisionssicheres Langzeitarchiv — das sagen wir offen
FAQ
Wie weiß ich, ob die bAV-Unterlagen eines Arbeitgebers vollständig sind?
Das sagt Ihnen die Ampel, ohne dass Sie nachsehen. aiyomo prüft den Dokumentenordner jeder Firma laufend gegen einen festen Satz von 14 Pflichtdokumenten und benennt, was fehlt — für alle betreuten Arbeitgeber gleichzeitig. Sie müssen also nicht Ordner für Ordner durchgehen, sondern sehen, wo etwas offen ist.
Wie weise ich nach, dass ein Mitarbeiter informiert wurde?
Über die Lesebestätigung. Im Anlass-Katalog ist zu jedem der 25 Anlässe hinterlegt, welche Dokumente nötig sind und wie sie ausgeliefert werden — und eine der drei Varianten ist „mit Lesebestätigung nachweisen”. Die Bestätigung bleibt am Vorgang dokumentiert. Genau das brauchen Sie, wenn eine Informationspflicht nach dem Nachweisgesetz belegt werden muss.
Ist das ein revisionssicheres Archiv für die bAV?
Nein, jedenfalls nicht im Sinne einer zertifizierten Archivlösung — und das sagen wir bewusst klar, weil an dieser Stelle viel behauptet wird. aiyomo führt Nachweise protokolliert und nachvollziehbar: Wer wann welches Dokument bereitgestellt oder bestätigt hat, ist dokumentiert. Eine Zertifizierung als revisionssicheres Langzeitarchiv liegt nicht vor.
Wo liegen die Dokumente gespeichert?
Wo Sie es wollen: lokal, in S3-kompatiblem Speicher oder in Ihrem eigenen OneDrive. Die Ordnerstruktur je Firma bleibt in allen drei Fällen dieselbe. Anwendung, Datenbank und Dateispeicher laufen in einer EU-Region (Amsterdam, Niederlande) — Einzelheiten stehen unter Datenschutz und Sicherheit.
Gibt es eine E-Akte für die bAV?
Ja, allerdings ohne das Wort zu überdehnen: Zu jedem Arbeitgeber gehört ein strukturierter Dokumentenordner, zu jedem Mitarbeiter seine Vorgänge, und zu jedem Vorgang die zugehörigen Nachweise — alles an derselben Akte wie Verträge, Kommunikation und Fristen. Was Sie nicht bekommen, ist ein separates Archivsystem, das Sie zusätzlich pflegen müssen.