Prozesse im Maklerbüro: jeder Anlass wird ein ganzer Vorgang

Prozesse im Maklerbüro scheitern selten an fehlendem Wissen, sondern an Einzelstücken: Derselbe Kunde fragt dreimal nach, und es entstehen drei Aufgaben, die nichts voneinander wissen. aiyomo denkt deshalb in Vorgängen. Ein Anlass — ein Beratungstermin, ein Anruf, eine Nachricht, eine Unterlagenanfrage — wird ein ganzer Ablauf mit Vorbereitung, Unterlagen, Kundenerinnerung und Nachbereitung. Die Karte zeigt die geplante Strecke, bevor etwas passiert, und hinausgeschickt wird nichts ohne Ihre Freigabe.

Ein Anlass, ein Vorgang — egal, wo er entsteht

Vorgänge entstehen dort, wo die Arbeit anfängt: aus einem Termin im Kalender, einem Telefonat, einer Nachricht in der Omnichannel-Inbox, einem abgeschickten Formular, einem Kunden-Upload, dem Nachgang eines Meetings oder von Hand. Alle Entstehungsorte legen dieselbe Kette an.

Wichtiger als das Anlegen ist, was nicht passiert: Kommt zum selben Thema ein weiterer Anruf, ein Formular oder ein Upload herein, landet er im laufenden Vorgang, statt eine zweite Arbeitsfläche daneben zu öffnen. Ein Beratungstermin startet seinen eigenen Vorgang mit Vorbereitung, Kundenerinnerung und Nachbereitung; zwei Termine desselben Kunden sind zwei Vorgänge, weil jeder seine eigene Vorbereitung hat. Und ein Vorgang ist erst fertig, wenn auch die Aufgaben daran erledigt sind — nicht schon, wenn eine Aufgabe angelegt wurde.

Ein Vorgang braucht einen Bezug, aber nicht zwingend einen Kunden: Ein Mitarbeitergespräch, ein Vertrag oder eine Kampagne gehen genauso.

Handeln, warten, erinnern, eskalieren

Jeder Vorgang bringt seinen kompletten Ablauf mit. Wartet er auf den Kunden, erinnert aiyomo nach einer Frist und eskaliert, wenn nichts kommt. Wann und wie oft erinnert wird, legen Sie einmal je Arbeitsbereich fest; ohne eigenen Eintrag gelten sieben Tage Frist, drei Tage Abstand und höchstens zwei Erinnerungen. Der Erinnerungstext an den Kunden ist sichtbar und änderbar, bevor er hinausgeht.

Das häufigste Beispiel sind Unterlagen: Ein Klick auf „Unterlagen anfordern” erzeugt den Vorgang, einen persönlichen Upload-Link und einen fertigen Nachrichtenentwurf. Lädt der Kunde hoch, läuft der wartende Vorgang von selbst weiter. Anforderung, Upload-Link, Eingang, Vollständigkeit und Nachhalten stehen zusammen am Vorgang — eine Spur statt vieler Listen. Wie das Hochladen für Ihre Kunden aussieht, zeigt das Kundenportal.

Bevor ein Vorgang freigegeben wird, muss er sagen, was er erreichen will: Ziel, Begründung, Zuständigkeit und eine Frist an jedem Wartepunkt. Scheitert ein Versand, macht aiyomo genau dort weiter, wo es hakte, statt den Schritt still als erledigt zu verbuchen. Ein Vorgang, der sich erledigt hat, lässt sich abbrechen — mit Pflichtgrund, der danach in der Chronik steht.

Prozesse mit Phasen und Nachweisen

Unter „Prozesse” sehen Sie Ihre Abläufe als Kette, die sich von oben nach unten wie ein Ablaufdiagramm liest: Phase, dann der Übergang mit seinem Nachweis („Weiter, wenn …”), dann die nächste Phase. Ein Klick auf eine Phase zeigt, was hineinkommt, was darin passiert, was herauskommt und woran der Übergang erkannt wird. Die Vorlage „Beratung” ist ein Start, kein Zwang: Sie bearbeiten Phasen, legen eigene Abläufe an, verschieben Phasen per Ziehen und hängen eigene Schritte an eine Phase, die beim Betreten zu Aufgaben am Vorgang werden.

Die Kundenstufe folgt der erreichten Phase, statt von Hand gesetzt zu werden. Zusätzlich kann eine Phase frei benannte Merkmale an den Kunden hängen — etwa „bAV-Interesse” —, nach denen die Kundenliste filtert. Eigene Felder für Kunde, Firma, Vorgang oder Vertrag definieren Sie in den Einstellungen.

Ein Ablauf kann von selbst starten: beim Geburtstag, beim Vertragsablauf (eingrenzbar auf Vertragsarten oder Sparten, etwa „nur KFZ”), nach langer Funkstille oder zum Kampagnenstart — immer als Vorschlag in der passenden Phase, nie ungefragt scharf. Interne Abläufe wie der Monatsabschluss starten im Takt: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, je Stichtag genau ein Vorgang.

Wenn das Gespräch weiter war als der Vorgang

Im Alltag überholt die Beratung oft den Prozess: Der Vorgang steht noch in der Vorbereitung, das Beratungsgespräch hat aber schon stattgefunden. Wertet der Meeting-Agent ein solches Gespräch aus, erkennt aiyomo den Konflikt an der Terminart oder an den bereits erfüllten Nachweisen der späteren Phase — geraten wird nichts. Der Vorschlag nennt die übergangene Phase und die fehlenden Nachweise; beim Freigeben entsteht eine Aufgabe „Nachholen” mit den fehlenden Punkten als Checkliste. Ein übersprungener Schritt gilt nicht als erledigt, er bleibt sichtbar.

Messen, wo Prozesse hängen

Je Phase zeigt aiyomo Dauer, wie oft sie übersprungen wurde und wo Vorgänge hängen. Jeder Ablauf kann ein Ziel für die Dauer je Vorgang bekommen, jede Phase ein Ziel für ihre eigene Dauer; die Kennzahlen zeigen Ziel, Ist und Abweichung — gefärbt erst ab fünf Durchläufen, darunter steht „noch nicht belastbar”. Jeder Ablauf kann einen Prozesseigner haben: Wird eine Phase in mindestens 40 Prozent der Fälle übergangen (ab fünf Fällen), bekommt er einmal je Woche eine Aufgabe mit zwei Wegen — Prozess anpassen oder Einhaltung einfordern.

Aus den Zahlen entstehen Anpassungsvorschläge, die Sie übernehmen oder verwerfen. Nichts ändert sich von selbst. Ein gemeinsamer Zeitraum für alle Kennzahlen sorgt dafür, dass Prozesse, KPIs und Reporting dieselbe Zahl zeigen.

Die Arbeitsflächen: Läuft gerade, Meine Freigaben, Ruht

Drei Flächen machen Vorgänge im Tagesgeschäft bedienbar:

• Läuft gerade — alle offenen Vorgänge, oben das, was überfällig oder blockiert ist, jeweils mit Grund. Umschalter „Meine” und „Ganzer Arbeitsbereich”; beim Kunden sehen Sie auch die Vorgänge Ihrer Kolleginnen und Kollegen und können auf den ganzen Haushalt umschalten. Sonst rufen Sie an und wissen nicht, dass nebenan schon jemand dran ist.
• Meine Freigaben — alles an einem Ort, was auf Ihre Entscheidung wartet: laufende Vorgänge und KI-Antwortvorschläge. Jede Karte zeigt vor dem Klick, was die Freigabe auslösen würde.
• Ruht — was liegen bleibt, nach Wichtigkeit. Zuerst kommt, was eine Beratung stoppt: eine offene Zusage, eine fehlende Terminvorbereitung, angeforderte Kundendaten, die nicht kommen, eine unbeantwortete Kundennachricht. Danach das Geld. Jede Zeile nennt ihre Zahlen, damit die Reihenfolge nachvollziehbar ist; Euro-Beträge sieht nur, wer Verträge sehen darf.

Die Startseite „Heute” beginnt mit Ihren Vorgängen: zuerst, was hängt, dann, was läuft — mit aktuellem Prozessschritt und Frist.

Mit KI, aber unter Ihrer Kontrolle

Die KI arbeitet an Prozessen mit, entscheidet aber nicht darüber. Der KI-Chat (ab der Edition Flow) liest Ihre Prozessbeschreibung und ändert sie nach Ihrer Bestätigung im Chat: Ablauf anlegen, Phasen ändern, verschieben oder entfernen, Nachweise setzen, Anpassungsvorschläge entscheiden. Ihre Antworten aus dem Onboarding — „Was läuft bei euch anders?” — werden zu Prozess-Entwürfen mit Herkunft, die Sie prüfen und übernehmen. Aus einem Meeting schlägt der Meeting-Agent Vorgänge an ihrer Phase vor und nennt die Aussage, aus der der Vorschlag stammt. Übernommen wird in allen Fällen erst mit Ihrem Klick. Mehr dazu unter KI für Versicherungsmakler.

Wenn-Dann-Regeln, Aufgaben-Boards und Kampagnen ergänzen die Vorgänge — beschrieben unter Backoffice automatisieren.

Prozesse im Maklerbüro — auf einen Blick

• Ein Anlass wird ein ganzer Vorgang: aus Termin, Anruf, Nachricht, Formular, Upload, Meeting oder von Hand — alle legen dieselbe Kette an
• Ein Vorgang je Anlass: Folgekontakte landen im laufenden Vorgang, fertig heißt fertig
• Erinnern und eskalieren je Arbeitsbereich einstellbar; Erinnerungstext vor dem Versand sichtbar und änderbar
• Unterlagen anfordern mit persönlichem Upload-Link, Vorgang läuft nach dem Upload weiter
• Prozesse mit Phasen und Nachweisen, eigene Abläufe, Auslöser und Takt-Abläufe — immer als Vorschlag
• Kennzahlen je Phase mit Zielen, Prozesseigner und Anpassungsvorschlägen — nichts ändert sich von selbst
• Arbeitsflächen Läuft gerade, Meine Freigaben und Ruht; Vorgänge, Prozesse und Freigaben in jeder Edition

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Vorgang?

Eine Aufgabe ist ein einzelner Handgriff, ein Vorgang ist eine Kette mit Ziel, Wartepunkten, Erinnerungen und Abschluss. Aufgaben bleiben bestehen — es gibt Dinge, die in keinen Prozess passen und trotzdem erledigt werden müssen. Aufgaben und Dokumente hängen aber am Vorgang, wenn sie dazugehören.

Muss ich meine Prozesse vorher selbst modellieren?

Nein. Die Vorlage „Beratung” und die hinterlegten Vorgangsarten liefern einen vollständigen Start; alle Vorgangsarten haben einen kompletten Ablauf. Anpassen können Sie jederzeit — in den Einstellungen, direkt in der Kette oder per KI-Chat.

Startet aiyomo Vorgänge automatisch?

Nur so weit, wie Sie es erlauben. In den Einstellungen legen Sie fest, welche Vorgangsarten automatisch entstehen dürfen: alle, ausgewählte oder keine. Auslöser wie Geburtstag oder Vertragsablauf erzeugen Vorschläge, keine scharf laufenden Vorgänge. Von Hand angelegte Vorgänge sind davon nie betroffen.

Geht etwas ohne meine Freigabe an den Kunden?

Nein. Nachrichten aus einem Vorgang gehen erst nach Freigabe hinaus. Für den automatischen Versand von KI-Antworten gelten zusätzlich feste Leitplanken: Themen wie Datenschutz, Beschwerden, Schäden, Vertrags- und Bankdaten oder Gesundheitsdaten sind technisch gesperrt, und jede automatisch gesendete Antwort trägt die KI-Kennzeichnung.

In welcher Edition sind Vorgänge und Prozesse enthalten?

Vorgänge, Prozesse, Meine Freigaben und Ruht gehören zur Grundstruktur und sind in jeder Edition enthalten. Die KI-Unterstützung — Prozesse per Chat ändern, Vorgänge aus Meetings — kommt mit den höheren Editionen dazu; die Übersicht steht bei Preise und Pakete.