In Ihrem Maklerbetrieb laufen täglich Antragsformulare, Beratungsprotokolle, Policen und E-Mail-Anhänge auf. Wenn diese Dokumente in Postfächern, Netzlaufwerken und Aktenschränken verstreut liegen, kostet jede Wiedervorlage Sucherei. aiyomo bündelt die Dokumentenverwaltung Ihres Maklerbüros an einer Stelle: Jedes Dokument hängt an der richtigen Kundenakte, Formulare werden als nachverfolgbare Aufträge geführt, und die KI liest eingehende PDFs und Formulare vor, sodass eine Vorqualifikation bereits vorbereitet ist, wenn Sie die Akte öffnen. Sie entscheiden, wo die Dateien physisch liegen: lokal, im eigenen S3- beziehungsweise MinIO-Speicher, in Microsoft OneDrive oder in Google Drive.
Eine Ablage, vier Speicherorte Ihrer Wahl
aiyomo verwaltet Ihre Dokumente dort, wo sie an einen Vorgang gehören: an der Kundenakte, am Fall, am Vertrag. Dabei legen Sie selbst fest, wo die Dateien tatsächlich gespeichert werden. Verfügbar sind lokale Ablage, eigener Cloud-Speicher über S3 beziehungsweise MinIO, Microsoft OneDrive und Google Drive. So bleiben Sie bei der von Ihnen bevorzugten Infrastruktur und müssen kein Dokument doppelt pflegen. Anstatt in Postfächern und Ordnerstrukturen zu suchen, sehen Sie an der jeweiligen Akte direkt alle zugehörigen Schriftstücke. Die Anbindung an Microsoft 365 (OneDrive) und Google Workspace (Google Drive) ist heute live integriert, ebenso S3 und MinIO als eigener Speicher.
Formulare und Formular-Aufträge statt loser PDFs
Formulare sind in aiyomo mehr als nur abgelegte Dateien. Sie führen Formulare als Aufträge: Ein Formular wird einem Vorgang oder einer Kundin beziehungsweise einem Kunden zugeordnet, der Bearbeitungsstand bleibt nachvollziehbar, und der weitere Prozess lässt sich daran anknüpfen. So sehen Sie und Ihr Backoffice jederzeit, welches Formular noch aussteht, welches eingegangen ist und welcher Schritt als Nächstes ansteht. Das ersetzt die manuelle Strichliste im Kopf und sorgt dafür, dass kein angefordertes Dokument zwischen den Kanälen verloren geht.
KI liest Dokumente vor und qualifiziert vor
Geht ein PDF oder ein ausgefülltes Formular ein, liest die KI den Inhalt aus und bereitet eine Vorqualifikation vor. Relevante Angaben werden erfasst und der passenden Akte zugeordnet, damit Sie nicht jedes Schriftstück von Hand abtippen oder einsortieren müssen. Wichtig dabei: Die KI bereitet vor, Sie geben frei. Es wird nichts automatisch und ohne Ihr Zutun gebucht oder versendet. Sie behalten die fachliche Kontrolle über jeden Vorgang und prüfen das Ergebnis, bevor es weiterläuft. Die Dokumentenauswertung ist Teil des KI-Kundenlaufs und greift damit nahtlos in Aufgabenlogik, Fazitmail und CRM-Zusammenfassung ein.
Alles an der Kundenakte, ein Datenstamm
Dokumente, Formulare, ausgelesene Inhalte und der dazugehörige Schriftverkehr laufen auf einem gemeinsamen Datenstamm zusammen. Öffnen Sie eine Akte, sehen Sie Verträge, Fälle, Kommunikations-Historie und die zugehörigen Dokumente im Zusammenhang. Das verkürzt die Vorbereitung auf ein Beratungsgespräch und macht Vertretungssituationen im Team handhabbar, weil sich auch Kolleginnen und Kollegen schnell in einen Vorgang einarbeiten können. Wer was sehen und tun darf, steuern Sie über das Rollen- und Rechtekonzept (rund 40 Rechte, Selbstaussage) in Ihrem eigenen Mandanten-Workspace.
DSGVO und Datenschutz von Anfang an mitgedacht
Dokumente in einem Maklerbetrieb enthalten regelmäßig besonders schützenswerte Daten. aiyomo wird von der SAMD Solutions GmbH als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO betrieben; die Verarbeitung erfolgt in Ihrem eigenen Mandanten-Workspace mit Verschlüsselung sowie Zugriffsschutz über OAuth, Passkey und 2FA. Werden Inhalte zur Auswertung an ein US-LLM gegeben, greift ein als Code umgesetzter Schutzmechanismus: eine zweischichtige Pseudonymisierung vor der Übergabe, ein Kill-Switch und definierte Aufbewahrungsregeln. Damit wird der Anforderung aus dem Schrems-II-Urteil des EuGH (Rechtssache C-311/18) Rechnung getragen. Das interne Sicherheitsmanagement ist an ISO 27001 orientiert und dokumentiert, jedoch nicht zertifiziert.
Auf einen Blick
- Vier Speicherorte zur Wahl: lokal, S3 beziehungsweise MinIO, OneDrive und Google Drive (heute live integriert)
- Formular-Aufträge mit nachvollziehbarem Bearbeitungsstand statt loser PDF-Sammlung
- KI-Extraktion aus PDF und Formularen als Teil des KI-Kundenlaufs: ausgelesen, zugeordnet, vorqualifiziert
- Prinzip KI bereitet vor, Sie geben frei: kein autonomes Buchen oder Versenden ohne Freigabe
- Dokumente an der Kundenakte auf einem gemeinsamen Datenstamm mit Verträgen, Fällen und Kommunikation
- Betrieben als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, mit zweischichtiger Pseudonymisierung vor dem US-LLM-Pfad und Schrems-II-Bezug (EuGH C-311/18); ISMS an ISO 27001 orientiert, nicht zertifiziert
FAQ
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Sie entscheiden selbst. Verfügbar sind lokale Ablage, eigener Cloud-Speicher über S3 beziehungsweise MinIO, Microsoft OneDrive und Google Drive. Diese Anbindungen sind heute live integriert. So bleiben Sie bei der Infrastruktur, die zu Ihrem Betrieb passt.
Wie funktioniert die KI-Extraktion aus Dokumenten?
Geht ein PDF oder ein ausgefülltes Formular ein, liest die KI den Inhalt aus, erfasst die relevanten Angaben und ordnet sie der passenden Kundenakte zu. So entsteht eine Vorqualifikation, ohne dass Sie alles von Hand abtippen. Die KI bereitet vor, die Freigabe und fachliche Prüfung liegen bei Ihnen.
Werden meine Verträge automatisch bei DATEV oder über GDV/BiPRO gebucht?
Nein. Eine echte DATEV-API gibt es nicht; im Bereich bAV erstellt aiyomo lediglich einen strukturierten Entgeltumwandlungs-Export als CSV, Excel oder PDF zur manuellen Übergabe an Ihr Lohnbüro, nicht eine automatische DATEV-Buchung. GDV/BiPRO- sowie Maklerpool-Anbindungen sind nicht Bestandteil des verfügbaren Funktionsumfangs, sondern nur auf Anfrage und projektbasiert umsetzbar.
Ist die Verarbeitung sensibler Dokumente datenschutzkonform?
Die SAMD Solutions GmbH betreibt aiyomo als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Daten liegen in Ihrem eigenen Mandanten-Workspace mit Verschlüsselung und Zugriffsschutz über OAuth, Passkey und 2FA. Für die Auswertung über ein US-LLM greift eine zweischichtige Pseudonymisierung mit Kill-Switch und Aufbewahrungsregeln, im Sinne des Schrems-II-Urteils des EuGH (C-311/18). Das interne Sicherheitsmanagement ist an ISO 27001 orientiert und dokumentiert, jedoch nicht zertifiziert.
Kann ich meinen bestehenden Dokumentenbestand übernehmen?
Für Stammdaten steht ein sauberer CSV-Standardimport bereit (im Einrichtungspreis enthalten), zusätzlich ein bidirektionaler Odoo-Sync. Der Import umfasst grundlegende Felder wie Name, E-Mail, Telefon, Firma und Notizen mit Dedup über E-Mail beziehungsweise Name. Ein flexibles Feld-Mapping oder ein Match über HV-Nummern ist nicht Standard, sondern wird als Projekt umgesetzt.