Wenn aus dem Einzelmakler ein Team wird, brechen oft die improvisierten Strukturen weg: Excel-Listen pro Berater, verstreute Postfächer, kein gemeinsames Bild über Umsatz und Pipeline. aiyomo ist die Software für Makler-Teams, die genau diesen Wachstumsschmerz adressiert – ein Tool für Ihren ganzen Maklerbetrieb, in dem mehrere Berater und Ihr Backoffice auf demselben Datenstamm arbeiten. Teamrollen und Rechte, KPI- und Forecast-Struktur sowie eine zentrale Backoffice-Steuerung sorgen dafür, dass Wachstum nicht in Unübersichtlichkeit kippt, sondern planbar bleibt. Und das Beste: Die komplette Team-Struktur steckt in jeder Stufe — Ihr Team wächst über Seats, nicht über Paketwechsel, und Flow oder Unlimited automatisieren die Routine gleich mit.
Mehrere Berater, ein gemeinsamer Stand
In wachsenden Maklerteams liegt das Wissen oft verstreut: ein Berater pflegt seine Kontakte im Postfach, ein anderer in einer eigenen Liste, das Backoffice führt eine dritte Version. aiyomo führt Privat-, Firmen- und Mitarbeiterkontakte, Fälle, Verträge und die komplette Kommunikations-Historie auf EINEM gemeinsamen Datenstamm zusammen. Jeder Berater sieht denselben aktuellen Stand, das Backoffice arbeitet auf denselben Akten – ohne doppelte Pflege und ohne die Frage, welche Liste denn nun stimmt. Die Omnichannel-Inbox (E-Mail, WhatsApp, Signal, SMS, Notizen) bündelt die Kundenkommunikation an einem Ort, sodass auch bei Urlaub oder Übergabe nichts liegen bleibt. Der gemeinsame Datenstamm ist die Grundlage für alles Weitere: Transparenz, Vertretung und sauberes Reporting über das ganze Team.
Teamrollen und Rechte: jeder sieht, was er sehen soll
Mit mehr Beratern steigt die Verantwortung für Datenzugriff. aiyomo bringt in jeder Stufe eine rollenbasierte Rechtesteuerung (RBAC) mit – feingranulare Rechte (rund 40 Rechte) regeln, wer welche Bereiche sehen, bearbeiten oder nur einsehen darf. So arbeiten Berater, Assistenz, Backoffice und Management im selben System, aber jeweils mit dem passenden Zugriff — die Auswertungen und die Umsatzplanung in BE folgen derselben Rechtelogik. Ergänzt wird das durch moderne Anmeldesicherheit (OAuth, Passkey, 2FA), einen eigenen Mandanten-Workspace pro Betrieb und Verschlüsselung. Das ISMS ist an ISO 27001 orientiert und dokumentiert (nicht zertifiziert). Für Sie als §34d-Betrieb heißt das: Sie können Ihr Team wachsen lassen, ohne die Kontrolle über sensible Kundendaten zu verlieren.
KPI, Forecast und Umsatzcontrolling über mehrere Berater
Wachstum braucht Steuerung – und Steuerung braucht Zahlen. aiyomo modelliert die Umsatzplanung in Bewertungseinheiten (BE) und in Euro: Anträge durchlaufen einen klaren Lebenszyklus von offen über zugesagt bis gebucht, mit Wochen- und BE-Zielen sowie Courtage- und Provisions-Splits. Dieses Umsatzcontrolling lässt sich in jeder Stufe über mehrere Berater hinweg auswerten — vom Starter an. Das Reporting liefert KPIs inklusive Betreuer- und Monats-Reporting und einen Forecast in BE. Sie sehen also nicht nur, was jeder einzelne Berater erwirtschaftet, sondern auch, wo die Pipeline des Gesamtteams steht und wohin sie sich entwickelt – die Basis für realistische Planung statt Bauchgefühl.
Bereiche und Vertretungen: Struktur, die den Alltag trägt
Bevor es kompliziert wird, ein Detail, das den Einstieg leichter macht: Team-Übersicht und Organigramm erscheinen erst, wenn mehr als eine Person im Arbeitsbereich arbeitet. Solange Sie allein starten, gibt es keine Team-Verwaltung zu verstehen — sie kommt mit dem zweiten Nutzer.
Zwei kleine Bausteine entscheiden darüber, ob Wachstum sich ordentlich anfühlt. Bereiche bilden Ihre Sparten- oder Organisationsstruktur ab — Vorgänge, Zuständigkeiten und Auswertungen lassen sich daran ausrichten, statt sie über Namenskonventionen zu behelfen. Vertretungen regeln, dass ein Nutzer einen anderen für einen definierten Zeitraum vertritt: Aufgaben laufen bei der Vertretung auf, ohne Rechte umzubauen und ohne Zugangsdaten weiterzugeben. Zusammen mit Teams und Organigramm ist das der Unterschied zwischen „wir haben es irgendwie verteilt” und einer nachvollziehbaren Zuständigkeit. Jede Aufgabe gehört dabei jemandem: Ohne Team oder Person wird keine Aufgabe angelegt — auch nicht aus einem Meeting.
Perspektiven legen fest, welche Bereiche eine Rolle im Menü sieht und wo sie startet — mit Vorlagen für Berater, Assistenz (Start: Aufgaben) und Geschäftsführung (Start: Reporting). Rechte ändern sie nicht: ausgeblendet heißt nicht weggenommen. Und verlässt jemand das Unternehmen, läuft das Offboarding in einem Ablauf: Nachfolger wählen, die Vorschau zeigt, was umgehängt wird, ein Klick führt aus — Zugang gesperrt, Sitzungen beendet, ein Audit-Eintrag. Gelöscht wird dabei nichts.
Backoffice-Steuerung und Aufgabenboards
Im Team entscheidet das Zusammenspiel von Vertrieb und Backoffice über die Durchlaufzeit. aiyomo bündelt die Backoffice-Steuerung zentral: Aufgaben lassen sich als Kanban-Board, Liste oder Timeline führen, mit Impulsen und Wiedervorlagen, damit nichts hinten runterfällt. Eine Wenn-Dann-Workflow-Engine ohne Code automatisiert wiederkehrende Abläufe – etwa Folgeaufgaben nach einem Statuswechsel. Die agentische KI arbeitet dabei nach dem Prinzip „bereitet vor, Sie geben frei“: Sie schlägt Aufgaben und nächste Schritte vor, führt aber nur nach Ihrer Freigabe aus, mit Permission-Check und Audit-Spur. So gewinnt das Team Tempo, ohne die fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben.
Neue Berater schnell und sauber onboarden
Jeder neue Berater bedeutet bisher: einarbeiten, Zugänge schaffen, Wissen übergeben. Weil in aiyomo alle Kontakte, Verträge und die Kommunikations-Historie auf einem Datenstamm liegen, findet sich ein neuer Kollege schnell zurecht – statt erst Ordner und Postfächer zu durchsuchen. Über die Rollen- und Rechtevergabe ist der passende Zugriff in Minuten gesetzt. Die Einrichtung durch aiyomo umfasst Onboarding, Grundsetup, Nutzeranlage, Rollen, Pipeline, Aufgabenlogik, Standardvorlagen und einen sauberen CSV-Standardimport. Zusätzliche Berater und Assistenzplätze lassen sich über Zusatznutzer ergänzen, sodass das System mit Ihrem Team mitwächst. Hinweis: Mandanten werden vom Anbieter angelegt – eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Der Einstieg läuft daher immer über ein Erstgespräch.
Software für Makler-Teams auf einen Blick
- Gemeinsamer Datenstamm: alle Berater und das Backoffice arbeiten auf denselben Kontakten, Fällen, Verträgen und der Kommunikations-Historie
- Rollenbasierte Rechtesteuerung (RBAC) mit feingranularen Rechten (rund 40 Rechte) plus OAuth, Passkey und 2FA
- Umsatzplanung in BE und Euro mit Antrags-Lebenszyklus (offen → zugesagt → gebucht), Wochen-/BE-Zielen und Courtage-/Provisions-Splits
- Reporting mit Betreuer- und Monats-KPIs sowie Forecast in BE über mehrere Berater
- Aufgabenboards als Kanban, Liste oder Timeline plus Wenn-Dann-Workflow-Engine ohne Code
- Teamstruktur, Rollen/Rechte, KPI und Forecast sind in jeder Stufe enthalten; das Team wächst über Seats (99–219 € je nach Stufe) statt über Paketwechsel
- Agentische KI mit Prinzip „bereitet vor, Sie geben frei“ – Ausführung nur nach Freigabe, mit Permission-Check und Audit
- ISMS an ISO 27001 orientiert und dokumentiert (nicht zertifiziert), eigener Mandanten-Workspace je Betrieb
FAQ
Wie wächst aiyomo mit, wenn das Team größer wird?
Über Seats statt über Paketwechsel: Jede Stufe enthält einen Voll-Seat, jeder weitere kostet je nach Stufe 99, 129 oder 219 € im Monat — ohne Unterscheidung zwischen Berater- und Assistenzplätzen. Teamrollen und Rechte, KPI- und Forecast-Struktur sowie die Backoffice-Steuerung sind in jeder Stufe enthalten. Nur-Lesen-Zugänge für die Geschäftsführung kosten 19 €. Die genaue Konfiguration besprechen wir im Erstgespräch.
Wie behalte ich als Inhaber den Überblick über die Umsätze mehrerer Berater?
aiyomo führt die Umsatzplanung in Bewertungseinheiten (BE) und in Euro mit einem klaren Antrags-Lebenszyklus von offen über zugesagt bis gebucht. Das lässt sich in jeder Stufe über mehrere Berater auswerten, inklusive Betreuer- und Monats-Reporting sowie Forecast in BE. So sehen Sie sowohl die Leistung einzelner Berater als auch den Stand und die Entwicklung der Gesamt-Pipeline.
Wie steuere ich, welcher Mitarbeiter welche Daten sieht?
Über die rollenbasierte Rechtesteuerung (RBAC) vergeben Sie feingranulare Rechte (rund 40 Rechte) je Rolle – etwa für Berater, Assistenz, Backoffice, Management oder reine Viewer. Ergänzt wird das durch OAuth, Passkey und 2FA sowie einen eigenen Mandanten-Workspace je Betrieb. So passt der Zugriff zur Rolle, auch wenn das Team wächst.
Wie übernehme ich bestehende Kundendaten beim Start?
Die Datenübernahme läuft über den CSV-Import, der im Einrichtungspreis enthalten ist: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, Dubletten über E-Mail beziehungsweise Name erkennen. Verträge kommen als GDV-Datei oder aus Excel/CSV, Pool-Bestände als Datei. Datenbereinigung über das Standardmaß hinaus ist nicht im Standard enthalten, lässt sich aber projektbasiert umsetzen.
Kann aiyomo direkt an DATEV, GDV/BiPRO oder einen Maklerpool angebunden werden?
Eine DATEV-API gibt es nicht – für die betriebliche Altersvorsorge erstellt aiyomo einen strukturierten Entgeltumwandlungs-Export als CSV, Excel oder PDF zur manuellen Übergabe ans Lohnbüro, keine automatische DATEV-Buchung. GDV-Dateien und Pool-Bestände (Fonds Finanz, blau direkt) lesen Sie ein; ein automatischer BiPRO-Abruf bei den Versicherern ist projektbasiert auf Anfrage. Heute live integriert sind unter anderem Microsoft 365, Google Workspace, IMAP-Postfächer, WhatsApp, Signal, Telegram, Twilio-Telefonie und der KI-Sprachagent Vapi.