Wenn aus dem Einzelmakler ein Team wird, brechen oft die improvisierten Strukturen weg: Excel-Listen pro Berater, verstreute Postfächer, kein gemeinsames Bild über Umsatz und Pipeline. aiyomo ist die Maklersoftware für Teams, die genau diesen Wachstumsschmerz adressiert – ein Tool für Ihren ganzen Maklerbetrieb, in dem mehrere Berater und Ihr Backoffice auf demselben Datenstamm arbeiten. Teamrollen und Rechte, KPI- und Forecast-Struktur sowie eine zentrale Backoffice-Steuerung sorgen dafür, dass Wachstum nicht in Unübersichtlichkeit kippt, sondern planbar bleibt. Das Team-Paket ist für genau dieses Szenario geschnürt – mehr Zeit fürs Wesentliche, weniger Reibung im Tagesgeschäft.
Mehrere Berater, ein gemeinsamer Stand
In wachsenden Maklerteams liegt das Wissen oft verstreut: ein Berater pflegt seine Kontakte im Postfach, ein anderer in einer eigenen Liste, das Backoffice führt eine dritte Version. aiyomo führt Privat-, Firmen- und Mitarbeiterkontakte, Fälle, Verträge und die komplette Kommunikations-Historie auf EINEM gemeinsamen Datenstamm zusammen. Jeder Berater sieht denselben aktuellen Stand, das Backoffice arbeitet auf denselben Akten – ohne doppelte Pflege und ohne die Frage, welche Liste denn nun stimmt. Die Omnichannel-Inbox (E-Mail, WhatsApp, Signal, SMS, Telegram, Notizen) bündelt die Kundenkommunikation an einem Ort, sodass auch bei Urlaub oder Übergabe nichts liegen bleibt. Der gemeinsame Datenstamm ist die Grundlage für alles Weitere: Transparenz, Vertretung und sauberes Reporting über das ganze Team.
Teamrollen und Rechte: jeder sieht, was er sehen soll
Mit mehr Beratern steigt die Verantwortung für Datenzugriff. aiyomo bringt im Team-Paket eine rollenbasierte Rechtesteuerung (RBAC) mit – feingranulare Rechte (Anbieter-Selbstaussage: rund 40 Rechte) regeln, wer welche Bereiche sehen, bearbeiten oder nur einsehen darf. So arbeiten Berater, Assistenz, Backoffice und Management im selben System, aber jeweils mit dem passenden Zugriff. Ergänzt wird das durch moderne Anmeldesicherheit (OAuth, Passkey, 2FA), einen eigenen Mandanten-Workspace pro Betrieb und Verschlüsselung. Das ISMS ist an ISO 27001 orientiert und dokumentiert (nicht zertifiziert). Für Sie als §34d-Betrieb heißt das: Sie können Ihr Team wachsen lassen, ohne die Kontrolle über sensible Kundendaten zu verlieren.
KPI, Forecast und Umsatzcontrolling über mehrere Berater
Wachstum braucht Steuerung – und Steuerung braucht Zahlen. aiyomo modelliert die Umsatzplanung in Bewertungseinheiten (BE) und in Euro: Anträge durchlaufen einen klaren Lebenszyklus von offen über zugesagt bis gebucht, mit Wochen- und BE-Zielen sowie Courtage- und Provisions-Splits. Im Team-Paket lässt sich dieses Umsatzcontrolling über mehrere Berater hinweg auswerten. Das Reporting liefert KPIs inklusive Betreuer- und Monats-Reporting und einen Forecast in BE. Sie sehen also nicht nur, was jeder einzelne Berater erwirtschaftet, sondern auch, wo die Pipeline des Gesamtteams steht und wohin sie sich entwickelt – die Basis für realistische Planung statt Bauchgefühl.
Backoffice-Steuerung und Aufgabenboards
Im Team entscheidet das Zusammenspiel von Vertrieb und Backoffice über die Durchlaufzeit. aiyomo bündelt die Backoffice-Steuerung zentral: Aufgaben lassen sich als Kanban-Board, Liste oder Timeline führen, mit Impulsen und Wiedervorlagen, damit nichts hinten runterfällt. Eine Wenn-Dann-Workflow-Engine ohne Code automatisiert wiederkehrende Abläufe – etwa Folgeaufgaben nach einem Statuswechsel. Die agentische KI arbeitet dabei nach dem Prinzip „bereitet vor, Sie geben frei“: Sie schlägt Aufgaben und nächste Schritte vor, führt aber nur nach Ihrer Freigabe aus, mit Permission-Check und Audit-Spur. So gewinnt das Team Tempo, ohne die fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben.
Neue Berater schnell und sauber onboarden
Jeder neue Berater bedeutet bisher: einarbeiten, Zugänge schaffen, Wissen übergeben. Weil in aiyomo alle Kontakte, Verträge und die Kommunikations-Historie auf einem Datenstamm liegen, findet sich ein neuer Kollege schnell zurecht – statt erst Ordner und Postfächer zu durchsuchen. Über die Rollen- und Rechtevergabe ist der passende Zugriff in Minuten gesetzt. Die Einrichtung durch aiyomo umfasst Onboarding, Grundsetup, Nutzeranlage, Rollen, Pipeline, Aufgabenlogik, Standardvorlagen und einen sauberen CSV-Standardimport. Zusätzliche Berater und Assistenzplätze lassen sich über Zusatznutzer ergänzen, sodass das System mit Ihrem Team mitwächst. Hinweis: Mandanten werden vom Anbieter angelegt – eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Der Einstieg läuft daher immer über ein Erstgespräch.
Auf einen Blick
- Gemeinsamer Datenstamm: alle Berater und das Backoffice arbeiten auf denselben Kontakten, Fällen, Verträgen und der Kommunikations-Historie
- Rollenbasierte Rechtesteuerung (RBAC) mit feingranularen Rechten (Anbieter-Selbstaussage: rund 40 Rechte) plus OAuth, Passkey und 2FA
- Umsatzplanung in BE und Euro mit Antrags-Lebenszyklus (offen → zugesagt → gebucht), Wochen-/BE-Zielen und Courtage-/Provisions-Splits
- Reporting mit Betreuer- und Monats-KPIs sowie Forecast in BE über mehrere Berater
- Aufgabenboards als Kanban, Liste oder Timeline plus Wenn-Dann-Workflow-Engine ohne Code
- Team-Paket: 999 € monatliche Plattformgebühr / 2.500 € Einrichtung, 3 Berater + 2 Assistenz, Teamrollen/Rechte/KPI/Forecast und Backoffice-Steuerung
- Agentische KI mit Prinzip „bereitet vor, Sie geben frei“ – Ausführung nur nach Freigabe, mit Permission-Check und Audit
- ISMS an ISO 27001 orientiert und dokumentiert (nicht zertifiziert), eigener Mandanten-Workspace je Betrieb
FAQ
Für wie viele Berater ist das Team-Paket ausgelegt?
Das Team-Paket umfasst 3 Berater und 2 Assistenzplätze sowie 15 KI-Kundenläufe pro Berater und Woche. Es enthält Teamrollen und Rechte, KPI- und Forecast-Struktur sowie die Backoffice-Steuerung. Wächst Ihr Team weiter, lassen sich zusätzliche Nutzer ergänzen – etwa weitere Berater oder Assistenzplätze als Zusatznutzer. Die genaue Konfiguration besprechen wir im Erstgespräch.
Wie behalte ich als Inhaber den Überblick über die Umsätze mehrerer Berater?
aiyomo führt die Umsatzplanung in Bewertungseinheiten (BE) und in Euro mit einem klaren Antrags-Lebenszyklus von offen über zugesagt bis gebucht. Im Team-Paket lässt sich das über mehrere Berater auswerten, inklusive Betreuer- und Monats-Reporting sowie Forecast in BE. So sehen Sie sowohl die Leistung einzelner Berater als auch den Stand und die Entwicklung der Gesamt-Pipeline.
Wie steuere ich, welcher Mitarbeiter welche Daten sieht?
Über die rollenbasierte Rechtesteuerung (RBAC) vergeben Sie feingranulare Rechte (Anbieter-Selbstaussage: rund 40 Rechte) je Rolle – etwa für Berater, Assistenz, Backoffice, Management oder reine Viewer. Ergänzt wird das durch OAuth, Passkey und 2FA sowie einen eigenen Mandanten-Workspace je Betrieb. So passt der Zugriff zur Rolle, auch wenn das Team wächst.
Wie übernehme ich bestehende Kundendaten beim Start?
Heute erfolgt die Datenübernahme über einen CSV-Standardimport, der im Einrichtungspreis enthalten ist, sowie optional über den bidirektionalen Odoo-Sync. Der Standardimport umfasst grundlegende Felder wie Name, E-Mail, Telefon, Firma und Notizen mit Dedup über E-Mail beziehungsweise Name. Flexibles Feld-Mapping, Datenbereinigung oder Dublettenprüfung sind nicht im Standard enthalten, lassen sich aber projektbasiert umsetzen.
Kann aiyomo direkt an DATEV, GDV/BiPRO oder einen Maklerpool angebunden werden?
Eine DATEV-API gibt es nicht – für die betriebliche Altersvorsorge erstellt aiyomo einen strukturierten Entgeltumwandlungs-Export als CSV, Excel oder PDF zur manuellen Übergabe ans Lohnbüro, keine automatische DATEV-Buchung. GDV/BiPRO- sowie Maklerpool-Anbindungen sind nicht standardmäßig verfügbar, sondern projektbasiert auf Anfrage. Heute live integriert sind unter anderem Microsoft 365, Google Workspace, Odoo, WhatsApp, Signal, Twilio-Telefonie und der KI-Sprachagent Vapi.