Ein CRM für Versicherungsmakler muss mehr können als Adressen verwalten: Berater, Backoffice und Geschäftsführung arbeiten an derselben Kundenakte — statt in getrennten Listen, Postfächern und Tabellen. Kunden, Firmen, Mitarbeiter, Fälle, Verträge, die komplette Kommunikations-Historie, Termine und Dokumente liegen auf einem Datenstamm. So sehen alle denselben Stand, ohne nachzufragen — und Ihrem Betrieb bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche.
Was ein CRM für Versicherungsmakler von einer Adressverwaltung unterscheidet
Im Makleralltag liegen Kundendaten oft verstreut: Stammdaten im Verwaltungsprogramm, E-Mails im Postfach, Termine im Kalender, Notizen auf Zetteln. aiyomo führt diese Welt auf einem Datenstamm zusammen. Zu jedem Kunden — ob Privatkunde, Firmenkunde oder Mitarbeiter eines Firmenmandats — gehören Fälle, Verträge, die vollständige Kommunikations-Historie, Termine und Dokumente in einer durchgängigen Kundenakte. Sie öffnen einen Datensatz und sehen den ganzen Kontext, nicht nur einen Ausschnitt. Das reduziert das Suchen über mehrere Systeme und sorgt dafür, dass eine Auskunft am Telefon auf demselben Stand basiert wie die Bearbeitung im Backoffice. Diese Seite beschreibt die Akte des einzelnen Kunden — das Führen des gesamten Bestands mit Suche, Filtern, Fristen und Löschregeln hat eine eigene Seite: Kundenverwaltung für Versicherungsmakler. aiyomo ist dabei eine reine B2B-Anwendung für Maklerbetriebe; Mandanten werden vom Anbieter angelegt, eine Selbstregistrierung gibt es nicht.
Berater, Backoffice und GF an derselben Akte
In einem Maklerbetrieb arbeiten verschiedene Rollen am selben Kunden — der Berater bereitet das Gespräch vor, das Backoffice pflegt Anträge und Dokumente, die Geschäftsführung will den Überblick. In aiyomo greifen alle auf dieselbe Kundenakte zu, statt Daten per Mail hin- und herzuschicken. Wer was sehen und tun darf, steuert ein feingranulares Rollen- und Rechtemodell (RBAC mit rund 40 Einzelrechten). Jeder Mandant arbeitet in einem eigenen, getrennten Workspace. So bleibt die Akte gemeinsam — der Zugriff aber rollengerecht und nachvollziehbar.
Jede Nachricht landet an der Kundenakte
Kommunikation ist Teil der Akte, nicht etwas Separates. Die Omnichannel-Inbox bündelt E-Mail (über Microsoft Graph bzw. SMTP), WhatsApp, Signal, SMS und interne Notizen — und ordnet jede Nachricht der passenden Kundenakte zu. Telefonie gehört dazu: Click-to-Call direkt aus dem Browser sowie eingehende Anrufe über ein Inbound-Routing (technisch via Twilio); optional ein KI-Sprachagent für ein- und ausgehende Anrufe. Dadurch ist die Kommunikations-Historie eines Kunden an einer Stelle nachlesbar — wer wann was geschrieben oder besprochen hat. Wichtig und offen benannt: Beim Versand über E-Mail, Messenger oder Telefonie verlassen Klardaten naturgemäß das System nach außen. Das geschieht verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Führendes System oder Parallelbetrieb — Sie entscheiden
aiyomo ist als All-in-one-Plattform gebaut: Kunden, Fälle, Verträge, Dokumente, Kommunikation, Aufgaben, Vertriebsplanung und bAV liegen hier auf einem Datenstamm. Für viele Maklerbetriebe wird aiyomo damit das führende System für die tägliche Arbeit.
Sie müssen den Schritt aber nicht auf einmal gehen. Wer sein bisheriges Verwaltungsprogramm zunächst behalten will, fährt parallel: die Abrufstrecken bleiben dort, die operative Arbeit läuft in aiyomo, und Bestände kommen über die Betreuer- bzw. HV-Nummer herein — wie ein solcher Umstieg konkret abläuft, steht unter Migration und Bestandsübernahme. So pflegen Sie nichts doppelt und können den Umstieg in Ihrem Tempo entscheiden.
Was ein klassisches Maklerverwaltungsprogramm zusätzlich leistet, benennen wir offen: den automatischen Datenabruf bei den Versicherern über BiPRO und die vollständige Courtageabrechnung. Bestände aus den Pools Fonds Finanz und blau direkt lesen Sie als Datei ein, GDV-Dateien ebenso; Tiefimporte aus anderen Verwaltungssystemen (etwa AMS, keasy) setzen wir projektbezogen um — das ist kein Schalter, den man umlegt. Wenn Sie diese Strecken weiter über Ihr bestehendes System fahren, bleibt es dafür im Einsatz, während die operative Arbeit in aiyomo läuft.
Vom Datenstamm in die tägliche Arbeit
Weil alles an der Akte hängt, schließen die übrigen Funktionen ohne Bruch an. Aufgaben und Workflows (als Kanban, Liste oder Timeline), Kalender und Dokumente (Local, S3 oder OneDrive) beziehen sich auf denselben Kunden. Der agentische KI-Assistent (rund 70 Werkzeuge) liest Daten aus der Akte und bereitet Aktionen vor — ausgeführt wird erst nach Ihrer Freigabe, mit Berechtigungsprüfung und lückenlosem Audit. Das Prinzip bleibt: Kontrolle vor Magie. Greift dabei ein US-Sprachmodell ein, werden Klardaten zuvor zweischichtig pseudonymisiert, sodass das externe Modell sie nicht im Klartext sieht — ein Schrems-II-konformer Pfad (EuGH, C-311/18) als Teil der Architektur. So wird aus der gemeinsamen Kundenakte spürbar mehr Zeit fürs Wesentliche, ohne dass Sie die Hoheit über Ihre Daten abgeben.
CRM für Versicherungsmakler auf einen Blick
- Privat-, Firmen- und Mitarbeiterkunden mit Fällen, Verträgen und vollständiger Kommunikations-Historie auf einem Datenstamm
- All-in-one nutzbar als führendes System — oder im Parallelbetrieb neben dem bisherigen Verwaltungsprogramm; Bestands-Import über Betreuer-/HV-Nummer
- Omnichannel-Inbox (E-Mail via Microsoft Graph/SMTP, WhatsApp, Signal, SMS, Notizen) — jede Nachricht an der Kundenakte
- Telefonie mit Browser-Click-to-Call und Inbound-Routing (Twilio), optional KI-Sprachagent, an derselben Akte
- Eigener, getrennter Mandanten-Workspace je Kunde; feingranulares RBAC (rund 40 Rechte)
- KI-Assistent (rund 70 Werkzeuge) liest und bereitet vor — Ausführung nur nach Freigabe, mit Permission-Check und lückenlosem Audit
- Vor einem US-Sprachmodell werden Klardaten zweischichtig pseudonymisiert (Schrems-II-konformer Pfad, EuGH C-311/18); das externe Modell sieht sie nicht im Klartext
- Betrieb als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO durch die SAMD Solutions GmbH; an ISO 27001 orientiertes ISMS (dokumentiert, nicht zertifiziert)
FAQ
Ersetzt aiyomo mein bestehendes Maklerverwaltungsprogramm?
In der täglichen Arbeit ja — aiyomo ist als All-in-one-Plattform gebaut und deckt Kunden, Fälle, Verträge, Dokumente, Kommunikation, Aufgaben, Vertriebsplanung und bAV auf einem Datenstamm ab. Zwei Strecken bleiben aber typischerweise beim klassischen Verwaltungsprogramm: der GDV-/BiPRO-Datenabruf bei den Versicherern und die vollständige Courtageabrechnung. Wer diese Strecken weiter dort fahren will, betreibt beides parallel: Bestände kommen über die Betreuer- bzw. HV-Nummer herein. Sie entscheiden also, ob aiyomo führendes System wird oder zunächst neben Ihrem bisherigen läuft.
Sehen Berater, Backoffice und Geschäftsführung wirklich dieselbe Kundenakte?
Ja. Alle Rollen greifen auf einen gemeinsamen Datenstamm zu. Was die einzelne Rolle sehen und tun darf, steuert ein feingranulares Rechtemodell (RBAC, rund 40 Einzelrechte). Jeder Mandant arbeitet dabei in einem eigenen, getrennten Workspace.
Landet wirklich jede Kommunikation an der Kundenakte?
Die Omnichannel-Inbox ordnet Nachrichten aus E-Mail, WhatsApp, Signal, SMS und internen Notizen sowie die Telefonie (Click-to-Call und Inbound-Routing) der passenden Akte zu. So ist die Kommunikations-Historie eines Kunden an einer Stelle nachvollziehbar.
Was passiert mit den Daten beim Versand nach außen?
Beim Versand über E-Mail, Messenger oder Telefonie verlassen Klardaten das System naturgemäß nach außen — das benennen wir offen. Dies geschieht verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wird zusätzlich ein US-Sprachmodell genutzt, werden Klardaten zuvor zweischichtig pseudonymisiert, sodass das externe Modell sie nicht im Klartext sieht. Der Betrieb folgt einem an ISO 27001 orientierten ISMS (dokumentiert, nicht zertifiziert).
Macht die KI eigenständig Änderungen an meinen Kundendaten?
Nein. Der KI-Assistent liest Daten aus der Akte und bereitet Aktionen vor. Ausgeführt wird erst nach Ihrer Freigabe — mit Berechtigungsprüfung und lückenlosem Audit. Das Prinzip lautet: Kontrolle vor Magie.