Ihre Kunden schreiben per E-Mail, melden sich über WhatsApp, schicken Unterlagen via Signal und fragen zwischendurch per SMS nach. Mit der Omnichannel-Inbox von aiyomo laufen diese Kanäle in einem Posteingang zusammen – und jede Nachricht hängt an der richtigen Kundenakte. Sie sehen den vollständigen Verlauf, weisen Vorgänge im Team zu und antworten direkt, ohne zwischen mehreren Apps zu wechseln. Mehr Zeit fürs Wesentliche, weniger Suchen.
Fünf Kanäle, ein Posteingang
In Maklerbetrieben verteilt sich Kundenkommunikation heute über E-Mail, WhatsApp, Signal, SMS und Telegram – jeder Kanal in einer eigenen App, oft auf einem anderen Gerät und nur einem Mitarbeiter zugänglich. Die Omnichannel-Inbox von aiyomo führt diese Kanäle in einem einzigen Posteingang zusammen. E-Mail binden Sie über Microsoft Graph oder klassisches SMTP an; WhatsApp, Signal, SMS und Telegram laufen daneben im selben Verlauf. Ergänzend halten Sie interne Notizen fest, die ausschließlich für Ihr Team sichtbar sind. So entsteht ein durchgängiger Kommunikationsstrang statt fünf voneinander getrennter Inseln.
Jede Nachricht an der Kundenakte
Eine Nachricht ist erst dann wirklich nützlich, wenn sie im Kontext steht. Jede ein- und ausgehende Nachricht – über alle Kanäle hinweg – wird in aiyomo der passenden Kundenakte zugeordnet und Teil der vollständigen Kommunikations-Historie. Neben den Verträgen, Fällen und Kontaktdaten desselben Datenstamms sehen Sie also auch, was wann auf welchem Weg besprochen wurde. Wer einen Fall übernimmt, liest den Verlauf an einer Stelle nach – ohne Postfächer zu durchsuchen oder Kollegen nach dem letzten Stand zu fragen. Das ist gerade in einer haftungssensiblen Branche entlastend: Der Beratungsverlauf ist nachvollziehbar dokumentiert.
Im Team zuweisen statt liegen lassen
Eingehende Nachrichten lassen sich im Team zuweisen, sodass klar ist, wer einen Vorgang bearbeitet. Niemand muss raten, ob die WhatsApp-Anfrage von gestern schon beantwortet wurde oder noch offen ist. Über das feingranulare Rollen- und Rechtekonzept (RBAC, nach Selbstaussage von aiyomo rund 40 Rechte) steuern Sie zudem, wer welche Konversationen und Akten sieht. So bleibt die Inbox auch in größeren Betrieben übersichtlich und sauber verteilt.
Antworten – als Portal-Nachricht oder klassische E-Mail
Antworten geben Sie direkt aus der Inbox heraus. Sie wählen, ob die Antwort als Nachricht im scope-beschränkten Kundenportal landet (Magic-Link-Zugang ohne eigenes Kundenkonto, jederzeit widerrufbar) oder als klassische E-Mail das Postfach des Kunden erreicht. So bedienen Sie sowohl Kunden, die ein gesichertes Portal bevorzugen, als auch jene, die schlicht eine E-Mail erwarten – aus demselben Verlauf, ohne Medienbruch.
Klar benannt: Was nach außen geht, geht nach außen
Ehrlichkeit gehört zur Sache: Eine Inbox, die E-Mails und Messenger-Nachrichten versendet, transportiert naturgemäß Klardaten an externe Dienste und an die Empfänger – das ist der Zweck eines Posteingangs. aiyomo benennt das offen, statt es zu verschleiern. Innerhalb der Plattform werden Daten verschlüsselt gespeichert, jeder Mandant erhält einen eigenen abgegrenzten Workspace, und die SAMD Solutions GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die zweischichtige Pseudonymisierung greift dort, wo Klardaten ein US-Sprachmodell erreichen würden – nicht beim regulären Versand einer Nachricht an Ihren Kunden. Auch die Sicherheitsorganisation ist an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiertes ISMS, nicht zertifiziert).
Auf einen Blick
- E-Mail (Microsoft Graph oder SMTP), WhatsApp, Signal, SMS, Telegram und interne Notizen in einem Posteingang
- Jede ein- und ausgehende Nachricht wird der Kundenakte und ihrer vollständigen Kommunikations-Historie zugeordnet
- Alles auf einem gemeinsamen Datenstamm mit CRM, Verträgen und Fällen
- Team-Zuweisung eingehender Nachrichten plus feingranulares RBAC (nach Selbstaussage von aiyomo rund 40 Rechte)
- Antwort wahlweise als Portal-Nachricht (widerrufbarer Magic-Link-Zugang ohne eigenes Konto) oder klassische E-Mail
- Eigener Mandanten-Workspace je Kunde, verschlüsselte Speicherung, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
- Sicherheitsorganisation an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiertes ISMS, nicht zertifiziert)
FAQ
Welche Kanäle laufen in der Omnichannel-Inbox zusammen?
E-Mail (angebunden über Microsoft Graph oder SMTP), WhatsApp, Signal, SMS und Telegram sowie interne Notizen Ihres Teams – alles in einem gemeinsamen Posteingang und im selben Konversationsverlauf.
Werden die Nachrichten der richtigen Kundenakte zugeordnet?
Ja. Jede ein- und ausgehende Nachricht wird an der passenden Kundenakte abgelegt und Teil der vollständigen Kommunikations-Historie, die auf demselben Datenstamm wie Verträge und Fälle liegt.
Kann ich Nachrichten im Team verteilen?
Ja. Eingehende Nachrichten lassen sich Kolleginnen und Kollegen zuweisen, sodass klar ist, wer einen Vorgang bearbeitet. Über das feingranulare Rechtekonzept (RBAC, nach Selbstaussage von aiyomo rund 40 Rechte) steuern Sie, wer welche Konversationen sieht.
Antworte ich per E-Mail oder über ein Portal?
Beides ist aus demselben Verlauf möglich. Sie entscheiden je Antwort, ob sie als Nachricht im scope-beschränkten, widerrufbaren Kundenportal (Magic-Link, kein eigenes Kundenkonto nötig) erscheint oder als klassische E-Mail beim Kunden ankommt.
Wie steht es um den Datenschutz, wenn Nachrichten nach außen gehen?
Eine Inbox versendet naturgemäß Klardaten an die Empfänger – das benennen wir offen. Innerhalb der Plattform werden Daten verschlüsselt gespeichert, jeder Mandant hat einen eigenen Workspace, und die SAMD Solutions GmbH verarbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die zweischichtige Pseudonymisierung greift speziell auf dem Pfad zu einem US-Sprachmodell, nicht beim normalen Versand an Ihren Kunden.