Ihre Kunden schreiben per E-Mail, melden sich über WhatsApp, schicken Unterlagen via Signal und fragen zwischendurch per SMS nach. Genau dafür ist die Omnichannel-Inbox für Versicherungsmakler gebaut: Alle Kanäle laufen in einem Posteingang zusammen – und jede Nachricht hängt an der richtigen Kundenakte. Sie sehen den vollständigen Verlauf, weisen Vorgänge im Team zu und antworten direkt, ohne zwischen mehreren Apps zu wechseln. Mehr Zeit fürs Wesentliche, weniger Suchen.
Alle Kanäle, ein Posteingang
In Maklerbetrieben verteilt sich Kundenkommunikation heute über E-Mail, WhatsApp, Signal, Telegram und SMS – jeder Kanal in einer eigenen App, oft auf einem anderen Gerät und nur einem Mitarbeiter zugänglich. Die Omnichannel-Inbox von aiyomo führt diese Kanäle in einem einzigen Posteingang zusammen. E-Mail binden Sie über Microsoft 365, Google Workspace oder ein eigenes Postfach per IMAP an — je Arbeitsbereich und je Berater; WhatsApp, Signal, Telegram und SMS laufen daneben im selben Verlauf. Ergänzend halten Sie interne Notizen fest, die ausschließlich für Ihr Team sichtbar sind. So entsteht ein durchgängiger Kommunikationsstrang statt fünf voneinander getrennter Inseln. Das Telefon gehört in dieselbe Kette: Click-to-Call und Inbound-Routing beschreibt die Seite zur Telefonie im Maklerbüro.
Jede Nachricht an der Kundenakte
Eine Nachricht ist erst dann wirklich nützlich, wenn sie im Kontext steht. Jede ein- und ausgehende Nachricht – über alle Kanäle hinweg – wird in aiyomo der passenden Kundenakte zugeordnet und Teil der vollständigen Kommunikations-Historie. Neben den Verträgen, Fällen und Kontaktdaten desselben Datenstamms sehen Sie also auch, was wann auf welchem Weg besprochen wurde. Wer einen Fall übernimmt, liest den Verlauf an einer Stelle nach – ohne Postfächer zu durchsuchen oder Kollegen nach dem letzten Stand zu fragen. Das ist gerade in einer haftungssensiblen Branche entlastend: Der Beratungsverlauf ist nachvollziehbar dokumentiert.
Im Team zuweisen statt liegen lassen
Eingehende Nachrichten lassen sich im Team zuweisen, sodass klar ist, wer einen Vorgang bearbeitet — und die KI klassifiziert und qualifiziert sie vor, bevor Sie entscheiden. Niemand muss raten, ob die WhatsApp-Anfrage von gestern schon beantwortet wurde oder noch offen ist. Über das feingranulare Rollen- und Rechtekonzept (RBAC, rund 40 Rechte) steuern Sie zudem, wer welche Konversationen und Akten sieht. So bleibt die Inbox auch in größeren Betrieben übersichtlich und sauber verteilt.
Team-Chat: das Interne bleibt intern
Nicht jede Abstimmung gehört in den Kundenverlauf. Für die Rücksprache untereinander gibt es einen eigenen Team-Chat im Tool — getrennt von der Kundenkommunikation, aber im selben System. Damit landet „kannst du das übernehmen?” nicht als interne Notiz an der Kundenakte und schon gar nicht in einem privaten Messenger auf dem Handy eines Mitarbeiters. Wer mit externen Beteiligten arbeitet, nutzt stattdessen das Kundenportal oder einen scope-beschränkten Magic-Link.
Sicher zuordnen, sicher zustellen
Passt eine Absenderkennung auf mehrere Personen — etwa ein Haushalt mit gemeinsamer Nummer —, ordnet aiyomo die Nachricht nicht still der erstbesten Person zu, sondern fragt per Klick nach. Eine Nachricht lässt sich bewusst an eine Kollegin oder einen Kollegen weiterleiten, auch als transkribierte Sprachnotiz, mit Benachrichtigung und Protokoll.
Beim Versand zählt, was ankommt: WhatsApp-Nachrichten zeigen ihren echten Zustand — übermittelt, zugestellt, gelesen oder nicht zugestellt samt Grund. Außerhalb des 24-Stunden-Fensters verweist aiyomo auf die freigegebene Vorlage, statt eine freie Nachricht ins Leere zu schicken. Ausgehende Nachrichten tragen eine Marke, wenn sie nicht von Hand geschrieben wurden: „KI, freigegeben von …”, „KI, automatisch gesendet” oder „Vorlage”. Lange Mail-Ketten sind aufgeräumt, der zitierte Verlauf steht hinter einem Klick.
Antworten – als Portal-Nachricht oder klassische E-Mail
Antworten geben Sie direkt aus der Inbox heraus. Sie wählen, ob die Antwort als Nachricht im scope-beschränkten Kundenportal landet (Magic-Link-Zugang ohne eigenes Kundenkonto, jederzeit widerrufbar) oder als klassische E-Mail das Postfach des Kunden erreicht. So bedienen Sie sowohl Kunden, die ein gesichertes Portal bevorzugen, als auch jene, die schlicht eine E-Mail erwarten – aus demselben Verlauf, ohne Medienbruch. Der Senden-Knopf nennt dabei den Kanal, und KI-Antwortentwürfe entstehen in der Sprache, die für den Kunden hinterlegt ist: Deutsch, Spanisch oder Englisch. Was auf Ihre Entscheidung wartet, sammelt die Seite „Meine Freigaben”.
Klar benannt: Was nach außen geht, geht nach außen
Ehrlichkeit gehört zur Sache: Eine Inbox, die E-Mails und Messenger-Nachrichten versendet, transportiert naturgemäß Klardaten an externe Dienste und an die Empfänger – das ist der Zweck eines Posteingangs. aiyomo benennt das offen, statt es zu verschleiern. Innerhalb der Plattform werden Daten verschlüsselt gespeichert, jeder Mandant erhält einen eigenen abgegrenzten Workspace, und die SAMD Solutions GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die zweischichtige Pseudonymisierung greift dort, wo Klardaten ein US-Sprachmodell erreichen würden – nicht beim regulären Versand einer Nachricht an Ihren Kunden. Auch die Sicherheitsorganisation ist an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiertes ISMS, nicht zertifiziert).
Omnichannel-Inbox für Versicherungsmakler auf einen Blick
- E-Mail (Microsoft Graph oder SMTP), WhatsApp, Signal, SMS und interne Notizen in einem Posteingang
- Jede ein- und ausgehende Nachricht wird der Kundenakte und ihrer vollständigen Kommunikations-Historie zugeordnet
- Alles auf einem gemeinsamen Datenstamm mit CRM, Verträgen und Fällen
- Team-Zuweisung eingehender Nachrichten plus feingranulares RBAC (rund 40 Rechte)
- Antwort wahlweise als Portal-Nachricht (widerrufbarer Magic-Link-Zugang ohne eigenes Konto) oder klassische E-Mail
- Eigener Mandanten-Workspace je Kunde, verschlüsselte Speicherung, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
- Sicherheitsorganisation an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiertes ISMS, nicht zertifiziert)
FAQ
Welche Kanäle laufen in der Omnichannel-Inbox zusammen?
E-Mail (angebunden über Microsoft Graph oder SMTP), WhatsApp, Signal und SMS sowie interne Notizen Ihres Teams – alles in einem gemeinsamen Posteingang und im selben Konversationsverlauf.
Werden die Nachrichten der richtigen Kundenakte zugeordnet?
Ja. Jede ein- und ausgehende Nachricht wird an der passenden Kundenakte abgelegt und Teil der vollständigen Kommunikations-Historie, die auf demselben Datenstamm wie Verträge und Fälle liegt.
Kann ich Nachrichten im Team verteilen?
Ja. Eingehende Nachrichten lassen sich Kolleginnen und Kollegen zuweisen, sodass klar ist, wer einen Vorgang bearbeitet. Über das feingranulare Rechtekonzept (RBAC, rund 40 Rechte) steuern Sie, wer welche Konversationen sieht.
Antworte ich per E-Mail oder über ein Portal?
Beides ist aus demselben Verlauf möglich. Sie entscheiden je Antwort, ob sie als Nachricht im scope-beschränkten, widerrufbaren Kundenportal (Magic-Link, kein eigenes Kundenkonto nötig) erscheint oder als klassische E-Mail beim Kunden ankommt.
Wie steht es um den Datenschutz, wenn Nachrichten nach außen gehen?
Eine Inbox versendet naturgemäß Klardaten an die Empfänger – das benennen wir offen. Innerhalb der Plattform werden Daten verschlüsselt gespeichert, jeder Mandant hat einen eigenen Workspace, und die SAMD Solutions GmbH verarbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die zweischichtige Pseudonymisierung greift speziell auf dem Pfad zu einem US-Sprachmodell, nicht beim normalen Versand an Ihren Kunden.