Das Kundenportal für Versicherungsmakler löst ein sehr konkretes Alltagsproblem: die Unterlage, die drei Mal angefordert wurde und dann als Foto in einem WhatsApp-Verlauf landet. In aiyomo bekommt Ihr Kunde einen eigenen, abgetrennten Zugang, in dem er Dokumente selbst hochlädt, einen Termin bucht und Ihnen schreibt. Alles davon landet an seiner Kundenakte — im selben Verlauf, den Sie und Ihr Backoffice ohnehin bearbeiten.
Getrennte Anmeldung, nicht ein weiterer Benutzer im System
Kundenzugänge laufen über eine eigene Anmeldebahn, die nichts mit den Benutzerkonten Ihres Betriebs zu tun hat. Ein Kunde ist technisch kein Nutzer Ihres Workspace — er kann also gar nicht in Bereiche geraten, die für Mitarbeiter gedacht sind.
Zum Anmelden gibt es zwei Wege: klassisch mit E-Mail und Passwort, oder über einen Magic-Link mit begrenzter Gültigkeit, wenn der Kunde sich kein Passwort merken will. Für den Erstzugang verschicken Sie eine Einladung mit Ablaufdatum.
Anmeldungen und Uploads werden protokolliert. Sie können also belegen, wann ein Kunde welche Unterlage eingestellt hat — in einer haftungssensiblen Beratung ist das mehr als eine Formalie.
Was der Kunde dort tun kann
Unterlagen hochladen. Das Dokument geht direkt in seine Akte und ist als vom Kunden eingestellt gekennzeichnet. Kein Weiterleiten, kein Umbenennen, kein Ablegen von Hand — und in der Dokumentenverwaltung hängt es sofort am richtigen Vorgang.
Eigene Dokumente einsehen. Was Sie ihm bereitstellen, findet er dort wieder — statt in einem Mailanhang von vor acht Monaten.
Einen Termin buchen. Der Kunde sieht freie Zeitfenster seines Beraters und bucht selbst. Das ersetzt die Terminfindung per Mail-Ping-Pong bei bestehenden Mandaten.
Formulare ausfüllen. Formular-Aufträge, die Sie ihm zuweisen, beantwortet er im Portal. Sie sehen den Bearbeitungsstand, statt nachzufragen.
Nachrichten schreiben. Der Austausch läuft in denselben Verläufen, die Sie im Backoffice sehen. Antworten Sie aus der Omnichannel-Inbox, können Sie pro Nachricht wählen, ob sie im Portal landet oder als klassische E-Mail ankommt — aus demselben Gesprächsfaden, ohne Medienbruch.
Auf dem Handy gedacht, nicht nur verkleinert
Kunden öffnen so ein Portal fast immer am Telefon. Deshalb hat es eine eigene mobile Navigation mit Tab-Leiste am unteren Rand für die vier wichtigsten Ziele und einem aufziehbaren Menü für den Rest — nicht eine zusammengeschobene Desktop-Oberfläche.
Umgekehrt ist die Mitarbeiter-Anwendung bewusst auf den Schreibtisch ausgelegt. Das ist kein Versäumnis, sondern eine Entscheidung: Wer den ganzen Tag Vorgänge bearbeitet, braucht Informationsdichte, keine Kacheln.
Wenn es kein Portal sein soll: Magic-Link-Zugänge
Nicht jeder Beteiligte braucht ein Konto. Für punktuelle Zusammenarbeit gibt es scope-beschränkte, jederzeit widerrufbare Magic-Link-Portale — etwa für den Steuerberater, der ausschließlich lesend auf die Export-Historie der Entgeltumwandlung schauen soll, ohne Zugriff auf den Rest der Akte. Dieselbe Mechanik trägt das Arbeitgeberportal im Firmenkundengeschäft und den Kundenreport der Finanzberatung.
Die Wahl ist also nicht Portal oder nichts, sondern: dauerhafter Zugang für Mandanten, punktueller Link für alle anderen.
Was offen benannt gehört
Ein Portal verlagert Daten nicht nach außen — es hält sie drinnen. Genau das ist der Vorteil gegenüber dem Foto per Messenger. Aber es gilt weiterhin: Wenn Sie aus dem Verlauf heraus eine klassische E-Mail verschicken, verlassen Klardaten das System, verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welcher Schutzmechanismus für welchen Weg greift, steht im Detail unter Datenschutz und Sicherheit.
Das Kundenportal ist in jeder Stufe enthalten — siehe Preise und Pakete.
Kundenportal für Versicherungsmakler auf einen Blick
- Eigene Anmeldebahn für Kunden, technisch getrennt von den Benutzerkonten Ihres Betriebs
- Anmeldung per E-Mail und Passwort oder per Magic-Link; Einladung mit Ablaufdatum
- Kunde lädt Unterlagen selbst hoch — direkt in seine Akte, als Kunden-Upload gekennzeichnet
- Eigene Dokumente einsehen, Formular-Aufträge im Portal beantworten
- Terminbuchung in freien Zeitfenstern des Beraters
- Nachrichten in denselben Verläufen wie im Backoffice; Antwort als Portal-Nachricht oder E-Mail
- Anmeldungen und Uploads werden protokolliert
- Mobile Navigation mit Tab-Leiste; die Mitarbeiter-Anwendung bleibt bewusst Desktop-orientiert
- Alternative für punktuelle Beteiligte: scope-beschränkte, widerrufbare Magic-Link-Portale
FAQ
Bekommt mein Kunde damit Zugriff auf mein Backoffice?
Nein. Kundenzugänge laufen über eine eigene Anmeldebahn; ein Kunde ist technisch kein Benutzer Ihres Workspace. Er sieht ausschließlich seine eigenen Dokumente, Nachrichten, Termine und Formulare.
Muss der Kunde sich ein Passwort anlegen?
Nur wenn er möchte. Alternativ meldet er sich per Magic-Link an, also über einen zeitlich begrenzten Link an seine E-Mail-Adresse. Für den Erstzugang verschicken Sie eine Einladung, die ebenfalls abläuft.
Landen Portal-Nachrichten in einem getrennten Postfach?
Nein — das ist der Punkt. Der Austausch läuft in denselben Verläufen, die Sie im Backoffice bearbeiten. Sie entscheiden pro Antwort, ob sie im Portal erscheint oder als klassische E-Mail beim Kunden ankommt, ohne den Gesprächsfaden zu verlassen.
Kann der Kunde selbst Termine buchen?
Ja, er sieht freie Zeitfenster seines Beraters und bucht daraus. Das gilt für bestehende Mandate mit Portalzugang; ein anonymer Interessent auf Ihrer Website ist damit nicht gemeint.
Was ist der Unterschied zum Arbeitgeberportal?
Das Kundenportal richtet sich an Ihre Privat- und Endkunden. Das Arbeitgeberportal ist für das Firmenkundengeschäft gebaut: dort arbeiten Arbeitgeber, deren Beauftragte und der Steuerberater mit feldscharf getrennten Rollen an Versorgungsordnung, Belegschaft und Entgeltumwandlung. Technisch teilen beide die Idee scope-beschränkter externer Zugänge.
Ist das Kundenportal in jeder Stufe enthalten?
Es ist in jeder Stufe enthalten — vom Starter an. Was die Stufen unterscheidet, steht auf der Seite zu Preisen und Paketen.