Die meisten Anbieter nennen jede Weboberfläche für Arbeitgeber ein „Portal” — oft ist es ein Dokumentenablage-Link. bAV-Portal-Software verdient den Namen erst, wenn der Arbeitgeber darin wirklich arbeiten kann: Mitarbeiter anlegen, Personalbewegungen melden, Unterlagen holen — ohne dass dabei jemand in Ihrem Bestand editiert. Genau so ist das Portal in aiyomo gebaut. Die Einordnung des ganzen Fachmoduls steht unter bAV-Software für Versicherungsmakler.
Vier Rollen, und jede sieht nur ihre Felder
Im Portal arbeiten vier Rollen: Arbeitgeber-Admin (Geschäftsführung oder beauftragter Admin), Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Mitarbeiter. Entscheidend ist nicht die Zahl der Rollen, sondern was sie sehen: Jede Rolle sieht ausschließlich die Felder, die für sie freigegeben sind — die Lohnbuchhaltung andere als die Personalabteilung. Interne Vertriebsfelder verlassen Ihr Backoffice überhaupt nicht.
Diese Feld-Klassifikation ist der Grund, warum ein Arbeitgeberportal überhaupt vertretbar ist. Ohne sie müsste man entweder zu viel zeigen oder das Portal so weit einschränken, dass es niemandem Arbeit abnimmt.
Meldung statt Fremdzugriff
Der Arbeitgeber legt Mitarbeiter an und meldet Ereignisse — Eintritte, Austritte, Elternzeit, Gehaltsänderungen. Was er dabei nicht tut: in Ihrem Bestand editieren. Änderungen laufen bewusst als Meldung bei Ihnen ein und werden dort ein strukturiertes Ereignis mit Bearbeitungsstand.
Das ist eine Design-Entscheidung mit Absicht: Sie bleiben die Stelle, die den Bestand führt und verantwortet. Der Arbeitgeber liefert die Information, die nur er hat — wer eingetreten ist, wer geht, wessen Gehalt sich ändert —, statt sie Ihnen per Mail, Telefon oder Excel-Liste nachzureichen. Wie die eingegangenen Meldungen weiterlaufen, beschreibt die bAV-Verwaltungssoftware.
Damit Meldungen nicht ausbleiben, fragt aiyomo von selbst nach: Jeder Arbeitgeber kann automatisch erinnert werden, ob es Änderungen in der Belegschaft gab — je Firma einzeln aktivierbar, mit frei wählbarem Wochentag, Intervall von einem bis 365 Tagen und eigener E-Mail-Vorlage.
Der Steuerberater bekommt bewusst kein Konto
Für den Steuerberater wäre eine Portal-Rolle zu viel. Er braucht die Übergabedateien für die Lohnbuchhaltung — und nichts sonst. Deshalb gibt es für ihn einen eigenen, engeren Weg: einen widerrufbaren Read-only-Link auf genau eine Firma, standardmäßig 30 Tage gültig, der ausschließlich die Übergabe-Historie und den Download zeigt. Keine Mitarbeiterdaten, keine Stammdaten, kein Zugriff auf den Rest der Akte. Kein Konto, kein Login. Wie dieses Zugangsprinzip technisch funktioniert, steht unter Magic-Link-Portal; was übergeben wird, unter DATEV-Lohnbrücke.
Portal-Zugänge kosten keine Seats
Ein Portal, das pro Nutzer abgerechnet wird, benutzt man sparsam — und damit gar nicht. Deshalb zählen in aiyomo weder Arbeitgeber-Zugänge noch die Zugänge ihrer Beauftragten noch der Steuerberater-Link als Seat. Firmenkunden, bAV und Arbeitgeberportal sind ein Zusatzmodul für 99 € im Monat, buchbar in jeder Stufe. Ein Betrieb mit dreißig Arbeitgeber-Portalen zahlt dafür keinen Cent mehr als einer mit drei.
bAV-Portal-Software auf einen Blick
- Vier Portal-Rollen: Arbeitgeber-Admin, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter
- Feld-Klassifikation je Rolle — jede sieht nur freigegebene Felder, interne Vertriebsfelder bleiben im Backoffice
- Der Arbeitgeber legt Mitarbeiter an und meldet Ereignisse; er editiert nicht in Ihrem Bestand
- Jede Meldung wird ein strukturiertes Ereignis mit sechsstufigem Bearbeitungsstand
- Automatische Arbeitgeber-Erinnerung: je Firma aktivierbar, Wochentag frei wählbar, Intervall 1 bis 365 Tage, eigene E-Mail-Vorlage
- Steuerberater ohne Konto: widerrufbarer Read-only-Link auf genau eine Firma, 30 Tage, nur Übergabe-Historie und Download
- Portal-Zugänge und Steuerberater-Link zählen nicht als Seat
- Zusatzmodul für 99 € im Monat, unabhängig von der Zahl der betreuten Arbeitgeber
FAQ
Gibt es ein digitales bAV-Arbeitgeberportal, in dem die Firma selbst arbeitet?
Ja, und zwar mit vier Rollen und Feld-Klassifikation: Arbeitgeber-Admin, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Mitarbeiter sehen jeweils nur die für sie freigegebenen Felder. Der Arbeitgeber legt Mitarbeiter an und meldet Personalbewegungen; die Meldung läuft bei Ihnen als strukturiertes Ereignis ein, statt dass jemand in Ihrem Bestand ändert.
Was bedeutet Feld-Klassifikation im Arbeitgeberportal?
Dass die Sichtbarkeit am Feld hängt, nicht am Bildschirm. Jede der vier Portal-Rollen sieht nur die Felder, die für sie freigegeben sind — die Lohnbuchhaltung andere als die Personalabteilung —, und interne Vertriebsfelder verlassen Ihr Backoffice überhaupt nicht. Der Steuerberater erhält gar keine Portal-Rolle, sondern einen widerrufbaren Read-only-Link auf genau eine Firma, der ausschließlich die Übergabe-Historie zeigt.
Kann der Arbeitgeber Daten in meinem Bestand ändern?
Nein, und das ist bewusst so. Er legt Mitarbeiter an und meldet Ereignisse; jede Änderung kommt als Meldung bei Ihnen an und wird ein Ereignis mit Bearbeitungsstand. Sie bleiben die Stelle, die den Bestand führt und verantwortet — der Arbeitgeber liefert die Information, die nur er hat.
Bekommt der Steuerberater einen Portal-Zugang?
Nein, er bekommt etwas Engeres: einen widerrufbaren Read-only-Link auf genau eine Firma, standardmäßig 30 Tage gültig, der nur die Übergabe-Historie und den Download der Lohn-Dateien zeigt — keine Mitarbeiter- oder Stammdaten, kein Konto, kein Login. Das reicht für seine Aufgabe und gibt nichts darüber hinaus frei.
Kostet jeder Arbeitgeber-Zugang extra?
Nein. Portal-Zugänge für Arbeitgeber und deren Beauftragte sowie der Steuerberater-Link zählen nicht als Seat. Das Modul kostet 99 € im Monat, unabhängig davon, ob Sie drei oder dreißig Arbeitgeber betreuen.
Gibt es das Portal als App?
Eine eigene App im App Store gibt es nicht — das Portal läuft im Browser, ohne Installation und ohne dass der Arbeitgeber Software pflegen muss. Der Zugang funktioniert über einen Link, nicht über einen Download.