bAV-Software für Versicherungsmakler: eine Fachanwendung, kein Zusatzfeld

bAV-Software für Versicherungsmakler ist meist ein Anhängsel — in aiyomo ist sie eine eigenständige Fachanwendung, nicht ein nachgerüstetes Zusatzfeld. Sie führen Versorgungsordnung, Mitarbeiter-Events, Entgeltumwandlung und die Anbindung Ihrer Firmenkunden auf demselben Datenstamm wie das übrige Maklergeschäft — also in derselben Kundenakte, in der auch Privat- und Firmenkunden liegen. So bilden Sie betriebliche Altersvorsorge so ab, wie sie in der Praxis läuft — vom Arbeitgeber über die Belegschaft bis zur Lohnbuchhaltung.

Die drei Teile, aus denen bAV-Software in der Praxis besteht

Wer bAV-Software sucht, sucht selten ein einzelnes Werkzeug — sondern eine Antwort auf drei verschiedene Aufgaben. In aiyomo hat jede davon ihre eigene Tiefe:

• bAV-Verwaltungssoftware — den Arbeitgeberbestand führen: Versorgungsordnung als strukturierter Datensatz, 19 Mitarbeiter-Ereignistypen, Fristenwächter, fünf Durchführungswege.
• bAV-Arbeitgeberportal — die Firma selbst mitarbeiten lassen: vier Rollen mit Feld-Klassifikation, Meldung statt Fremdzugriff, befristeter Read-only-Link für den Steuerberater.
• bAV-Dokumentenmanagement — Nachweise führen: Vollständigkeits-Ampel gegen 14 Pflichtdokumente, Anlass-Katalog mit 25 Anlässen, Lesebestätigung fürs Nachweisgesetz.

Diese Seite beschreibt, was die drei zusammenhält: ein Fachmodul auf demselben Datenstamm wie Ihr übriges Maklergeschäft.

bAV als Fundament — nicht als angehängtes Feld

Viele Maklerlösungen verwalten betriebliche Altersvorsorge als Vertragszeile mit ein paar Notizen. aiyomo geht anders vor: Die bAV ist von Grund auf als eigene Fachanwendung gebaut. Wie sich das im Tagesgeschäft eines Firmenkundenmaklers anfühlt — viele Arbeitgeber, ständige Personalbewegung —, zeigt der bAV-Alltag im Belegschaftsgeschäft. Im Zentrum steht die Versorgungsordnung des Arbeitgebers — also das Regelwerk, nach dem die Belegschaft versorgt wird. Sie ist in aiyomo kein PDF im Ordner, sondern ein strukturierter Datensatz mit über 20 Feldern: Status (vorhanden, in Erstellung, fehlt), Version und Inkrafttreten, Aufhebung der Alt-Fassung, betreuende Kanzlei, Produktgeber, Zuschuss- und Fördersätze, Verteilnachweis an die Belegschaft, letzte Prüfung. Laden Sie die Versorgungsordnung als PDF hoch, liest aiyomo den Arbeitgeberzuschuss und die freiwillige Förderung direkt aus dem Paragrafen heraus — einschließlich Staffelregelungen wie „erst nach Ablauf der Probezeit”; die Werte bestätigen Sie, statt sie zu suchen. Dazu legt das System je Firma einen eigenen Ordner an und prüft ihn gegen einen festen Satz von 14 Dokumenten: eine Ampel zeigt, ob das Paket vollständig ist, und benennt, was fehlt.

Daran hängen die Mitarbeiterkunden des Firmenkunden mit fünf möglichen Durchführungswegen — Direktversicherung, Direktzusage, Unterstützungskasse, Pensionsfonds und Pensionskasse —, ihre Entgeltumwandlung und die Veränderungen über die Zeit. Weil Firmen-, Mitarbeiter- und Vertragsdaten auf einem einzigen Datenstamm liegen, müssen Sie nichts doppelt pflegen: Was im CRM zum Arbeitgeber steht, ist dieselbe Wahrheit wie in der bAV-Akte.

Personalbewegung und Fristen: was im Alltag trägt

In einem Firmenbestand passiert ständig etwas: Eintritte, Austritte, Elternzeit, Gehaltsänderungen, Wechsel der Entgeltumwandlung. aiyomo bildet das über 19 strukturierte Mitarbeiter-Ereignistypen ab, jedes mit sechsstufigem Bearbeitungsstand und dem richtigen Mitarbeiter samt Versorgungsordnung zugeordnet — statt in Freitext-Notizen zu verschwinden. Das zählt in einer haftungssensiblen Branche, in der Sie als §34d-Makler im Zweifel belegen müssen, wer wann was veranlasst hat; welche drei gesetzlichen Punkte dabei den Unterschied machen, steht unter bAV-Verwaltung und Haftung.

Das eigentliche Haftungsrisiko ist dabei nicht der Fehler, sondern das Vergessen. Deshalb überwacht aiyomo die offenen Vorgänge selbst: Wartet ein Ereignis länger als drei Tage auf eine Rückfrage, ein fehlendes Dokument oder eine Freigabe, entsteht daraus automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität. Wie Ereignisse, Fristen und Bestandsführung im Einzelnen zusammenspielen, beschreibt die bAV-Verwaltungssoftware.

Unterlagen und Nachweise

Zu einer bAV-Meldung gehören Unterlagen — je Anlass andere. aiyomo führt dafür einen Katalog von 25 Anlässen mit dem jeweils nötigen Dokumentensatz und prüft jeden Firmenordner laufend gegen 14 Pflichtdokumente, mit einer Ampel, die benennt, was fehlt. Wo es auf den Nachweis ankommt — etwa nach dem Nachweisgesetz —, wird ein Dokument mit Lesebestätigung ausgeliefert, und die Bestätigung bleibt am Vorgang dokumentiert. Offen gesagt: Ein zertifiziertes revisionssicheres Langzeitarchiv ist das nicht, und das behaupten wir nicht. Alles dazu steht unter bAV-Dokumentenmanagement.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung: aus der bAV-Änderung wird die Übergabedatei

Der größte Reibungspunkt in der bAV-Verwaltung ist die Übergabe der Entgeltumwandlungs-Daten an die Lohnbuchhaltung. Genau hier arbeitet aiyomo mit: Wird ein bAV-Plan aktiv gesetzt, reduziert oder beitragsfrei gestellt, entsteht ohne Zutun ein lohnrelevanter Änderungseintrag mit Stichtag und Wert-Snapshot (alt und neu). Der Umwandlungsbetrag kommt aus dem erfassten Plan, der Arbeitgeberzuschuss-Satz wird aus der Versorgungsordnung der Firma vorbelegt — niemand tippt Werte für die Übergabe ein zweites Mal ab.

Aus diesen Einträgen wird auf einen Klick das Übergabepaket fürs Lohnbüro: als CSV (Semikolon-getrennt, für deutsches Excel), als Excel-kompatible Datei oder als PDF-Übergabeprotokoll mit Unterschriftsfeldern für Backoffice und Lohnbuchhaltung. Jede Übergabe wird als Vorgang protokolliert — wer, wann, welches Format, wie viele Positionen, an wen —, und schon übergebene Positionen sind gegen eine zweite Übergabe gesperrt. Der Steuerberater holt sich die Dateien selbst über seinen befristeten Read-only-Link.

Offen gesagt, was das nicht ist: eine DATEV-Schnittstelle. Die Übergabe läuft dateibasiert und dokumentiert, nicht als API-Buchung — gebucht wird weiterhin im Lohnprogramm der Kanzlei, und es gibt bewusst keinen unkontrollierten Rückschreibpfad in Ihren Bestand. Was darüber hinaus angebunden ist und was Projektarbeit bleibt, steht unter Integrationen und Schnittstellen.

Crossselling-Pflichtcheck: vorhandenes Potenzial nicht übersehen

Wo ein Arbeitgeber und seine Belegschaft betreut werden, liegt regelmäßig weiteres Vorsorge- und Versicherungspotenzial. Der Crossselling-Pflichtcheck sorgt dafür, dass dieses Potenzial im Prozess auftaucht, statt unterzugehen. Sie behalten dabei die Kontrolle: aiyomo macht das Thema sichtbar, die Beratungsentscheidung treffen Sie. Das passt zum Leitgedanken — die Software bereitet vor, Sie geben frei.

Der Arbeitgeber arbeitet mit — ohne in Ihrem Bestand zu editieren

Damit Arbeitgeber und deren Beauftragte mitarbeiten können, gibt es ein Arbeitgeberportal mit vier Rollen und Feld-Klassifikation: Jede Rolle sieht nur die für sie freigegebenen Felder, interne Vertriebsfelder verlassen Ihr Backoffice überhaupt nicht. Der Arbeitgeber legt Mitarbeiter an und meldet Ereignisse; Änderungen laufen bewusst als Meldung bei Ihnen ein, statt dass jemand im Bestand editiert. Der Steuerberater bekommt dafür gar kein Konto, sondern einen widerrufbaren Read-only-Link auf genau eine Firma. Rollen, Rechte und Zugangswege im Detail: bAV-Arbeitgeberportal.

Datenschutz und Kontrolle, wie es die Branche verlangt

aiyomo ist eine reine B2B-Lösung für Maklerbetriebe; Ihren Mandanten legen wir als Anbieter für Sie an, eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Jeder Mandant arbeitet in einem eigenen Workspace mit feingranularem Rechtesystem (rund 40 Rechte), OAuth/Passkey/2FA und Verschlüsselung; das ISMS ist an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiert, nicht zertifiziert). Betreiberin ist die SAMD Solutions GmbH als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Wo KI ins Spiel kommt, gilt: Bevor Klardaten an ein US-Sprachmodell gehen, werden sie zweischichtig pseudonymisiert, sodass das externe Modell sie nicht im Klartext sieht — die rechtliche Grundlage dafür liefert die Schrems-II-Entscheidung des EuGH (C-311/18); alle Datenflüsse im Einzelnen stehen unter Datenschutz und Sicherheit. Wo Sie aktiv nach außen kommunizieren — etwa E-Mail- oder Dokumentenversand — gehen naturgemäß Klardaten hinaus; das geschieht verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

Was das bAV-Modul kostet

Firmenkunden, bAV und Arbeitgeberportal sind ein Zusatzmodul für 99 € im Monat — buchbar in jeder Stufe, vom Starter an. Wichtig fürs Budget: Arbeitgeber und deren Beauftragte arbeiten über eigene Portal-Zugänge mit, der Steuerberater über seinen Read-only-Link — nichts davon zählt als Seat. Ein Betrieb mit dreißig Arbeitgeber-Portalen zahlt dafür keinen Cent mehr als einer mit drei.

bAV-Software für Versicherungsmakler auf einen Blick

• Führt den gesamten Arbeitgeberbestand als geführte bAV-Verwaltung an einer Stelle — Firmen, Versorgungsordnungen, Mitarbeiterkunden und Fristen ohne Medienbruch
• bAV als eigenständige Fachanwendung auf demselben Datenstamm wie CRM, Verträge und Kommunikation — nicht als nachgerüstetes Feld
• Versorgungsordnung als strukturierter Datensatz (über 20 Felder) statt PDF im Ordner — Zuschuss- und Fördersätze werden aus dem hochgeladenen Dokument ausgelesen, inklusive Staffelregelungen
• Automatischer Dokumentenordner je Firma mit Vollständigkeits-Ampel gegen 14 Pflichtdokumente
• 19 strukturierte Mitarbeiter-Ereignistypen über den gesamten Lebenszyklus, jedes mit sechsstufigem Bearbeitungsstand
• Anlass-Katalog mit 25 Anlässen: je Meldung die richtigen Dokumente — vorausfüllen, bereitstellen oder mit Lesebestätigung nachweisen
• Fristenwächter: Vorgänge, die länger als drei Tage auf Rückfrage, Dokument oder Freigabe warten, erzeugen automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität
• Automatische Arbeitgeber-Erinnerung nach Änderungen in der Belegschaft — je Firma aktivierbar, Intervall von 1 bis 365 Tagen
• Fünf Durchführungswege im Mitarbeiter-Plan: Direktversicherung, Direktzusage, Unterstützungskasse, Pensionsfonds, Pensionskasse
• Lohnrelevante Änderungen entstehen automatisch aus dem bAV-Plan (Stichtag, Umwandlungsbetrag, Zuschuss-Satz aus der Versorgungsordnung)
• Übergabe an die Lohnbuchhaltung als CSV, Excel-Datei oder PDF-Protokoll mit Unterschriftsfeldern — mit Übergabe-Historie und Sperre gegen Doppelerfassung; dateibasiert, keine DATEV-API
• Crossselling-Pflichtcheck macht weiteres Vorsorgepotenzial sichtbar; die Beratungsentscheidung bleibt beim Makler
• Arbeitgeberportal mit vier Rollen (Arbeitgeber-Admin, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter) und Feld-Klassifikation je Rolle
• Steuerberater ohne Konto: widerrufbarer Read-only-Link auf genau eine Firma, 30 Tage, nur Übergabe-Historie und Download
• Eigener Mandanten-Workspace, feingranulares RBAC (rund 40 Rechte), OAuth/Passkey/2FA, Verschlüsselung
• ISMS an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiert, nicht zertifiziert); Betrieb als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Vor einem US-Sprachmodell werden Klardaten zweischichtig pseudonymisiert (Schrems II, EuGH C-311/18)
• Reines B2B-Angebot für Maklerbetriebe; Mandanten werden vom Anbieter angelegt, keine Selbstregistrierung

FAQ

Wie ersetze ich Excel-Listen in der bAV-Verwaltung?

Indem das ersetzt wird, wofür die Listen da sind. An die Stelle der Änderungsliste tritt das Arbeitgeberportal: Eintritte, Austritte und Gehaltsänderungen meldet die Firma selbst, und jede Meldung wird ein strukturiertes Ereignis mit Bearbeitungsstand statt einer Excel-Zeile. An die Stelle der Lohnliste tritt der automatische Änderungseintrag aus dem bAV-Plan samt Übergabedatei fürs Lohnbüro — mit Historie und Sperre gegen Doppelerfassung. Und an die Stelle der Dokumentenliste tritt die Vollständigkeits-Ampel über die 14 Pflichtdokumente je Firma. Den Einstieg macht der Import: Ihre bestehenden Kundenlisten — die Kundenstammdaten Ihres Betriebs, nicht die Belegschaftslisten der Arbeitgeber — übernehmen Sie per Excel-/CSV-Import mit KI-gestütztem Spalten-Mapping, das Sie vor dem Einspielen bestätigen. Excel bleibt Ihnen fürs Rechnen — das Verwalten übernimmt das System.

Ist die bAV in aiyomo ein echtes Fachmodul oder nur eine Vertragskategorie?

Es ist eine eigenständige bAV-Fachanwendung. Sie führen die Versorgungsordnung des Arbeitgebers, strukturierte Mitarbeiter-Event-Typen, die Entgeltumwandlung und die Lohnübergabe an die Lohnbuchhaltung (dateibasiert, keine DATEV-API) — alles auf demselben Datenstamm wie Ihr übriges Maklergeschäft. Die bAV ist Fundament, nicht nachgerüstet.

Wie automatisiere ich die vorbereitende Lohnbuchhaltung für die bAV?

Indem die Meldung nicht mehr abgetippt wird. In aiyomo entsteht der lohnrelevante Eintrag automatisch aus der bAV-Änderung: Wird ein Plan aktiv gesetzt, reduziert oder beitragsfrei gestellt, legt das System einen Eintrag mit Stichtag und Wert-Snapshot an — Umwandlungsbetrag aus dem Plan, Arbeitgeberzuschuss-Satz aus der Versorgungsordnung. Auf einen Klick werden daraus die Übergabedateien: CSV, Excel-kompatible Datei oder PDF-Übergabeprotokoll mit Unterschriftsfeldern. Jede Übergabe ist protokolliert, bereits übergebene Positionen sind gegen Doppelerfassung gesperrt, und der Steuerberater holt sich die Dateien über einen befristeten Read-only-Link. Die Buchung selbst macht weiterhin das Lohnprogramm der Kanzlei — die Vorarbeit ist damit dokumentiert und übergabefertig.

Welche Anbieter integrieren sich in HR- und Payroll-Systeme für die bAV?

Für aiyomo lautet die ehrliche Antwort: Wir koppeln uns nicht an Ihr HR-System, sondern nehmen dem Lohnbüro die Arbeit davor ab. Eintritte, Austritte, Gehalts- und Stundenänderungen meldet der Arbeitgeber im Portal; aiyomo leitet daraus die lohnrelevanten Änderungen je Mitarbeiter ab und übergibt sie dateibasiert und dokumentiert. Eine DATEV-, Personio- oder SAP-Schnittstelle ist das ausdrücklich nicht — es gibt keinen API-Rückkanal in Ihren Bestand. Echt angebunden sind dagegen Microsoft 365 und Google Workspace (Mail, Kalender, Dateien), Odoo für die Bestandsübernahme sowie das Auslesen von Xempus-Lohn-Infoblättern und Gehaltsabrechnungen als PDF.

Gibt es eine All-in-one-Software für die bAV-Verwaltung?

Genau das ist der Ansatz von aiyomo: Firmenkunden mit Versorgungsordnung, Mitarbeiterstand, Ereignissen, Dokumenten, Fristen und Lohnübergabe liegen auf demselben Datenstamm wie CRM, Verträge, Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsplanung. Sie verwalten die bAV also nicht in einem Extra-Programm neben Ihrem Maklergeschäft, sondern im selben System. Bewusst nicht enthalten sind Beitragsabrechnung, Inkasso und Tarifrechner — aiyomo ist die Akten-, Nachweis- und Fristenzentrale Ihrer bAV-Betreuung, nicht das Abrechnungssystem des Versicherers.

Welche bAV-Software unterstützt alle Durchführungswege?

aiyomo führt im Mitarbeiter-Plan alle fünf Durchführungswege: Direktversicherung, Direktzusage, Unterstützungskasse, Pensionsfonds und Pensionskasse. Der Durchführungsweg hängt am Plan des einzelnen Mitarbeiters, nicht an der Software — ein Arbeitgeber kann also mehrere Wege parallel fahren, etwa Direktversicherung für die Belegschaft und Direktzusage für die Geschäftsführung. Was in der Versorgungsordnung als Regelwerk dahintersteht, beschreibt die Versorgungsordnung.

Was passiert beim Crossselling-Pflichtcheck — handelt die Software selbstständig?

Nein. Der Crossselling-Pflichtcheck macht weiteres Vorsorgepotenzial im Prozess sichtbar, damit es nicht übersehen wird. Die Beratungsentscheidung treffen Sie. Der Grundsatz gilt durchgängig: Die Software bereitet vor, Sie geben frei.

Gibt es eine DSGVO-konforme bAV-Software aus Deutschland?

aiyomo kommt von einem deutschen Anbieter: Entwicklung und Betrieb liegen bei der SAMD Solutions GmbH mit Sitz in Harbke, zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt. Anwendung, Datenbank und Dateispeicher laufen in einer EU-Region (Amsterdam, Niederlande) — das benennen wir genau so, statt „Server in Deutschland” zu behaupten. Für Sie liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor, dazu technische und organisatorische Maßnahmen, Verarbeitungsverzeichnis und eine Transfer-Folgenabschätzung; alle Subprozessoren sind namentlich mit Datenstandort offengelegt. Ehrlich dazugesagt: Für Sprachverarbeitung und KI-Auswertung sind US-Anbieter beteiligt (auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und Angemessenheitsrahmen) — auf dem Weg dorthin werden personenbezogene Daten pseudonymisiert, wo das technisch möglich ist. Ein an ISO 27001 orientiertes ISMS ist dokumentiert; eine Zertifizierung liegt nicht vor.

Wie ist der Datenschutz bei bAV-Daten geregelt?

Jeder Mandant hat einen eigenen Workspace mit feingranularem Rechtesystem (rund 40 Rechte), OAuth/Passkey/2FA und Verschlüsselung; das ISMS ist an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiert, nicht zertifiziert). Betreiberin ist die SAMD Solutions GmbH als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Geht es an ein US-Sprachmodell, werden Klardaten vorher zweischichtig pseudonymisiert (Schrems II, EuGH C-311/18). Bei aktivem Versand nach außen — etwa per E-Mail — gehen naturgemäß Klardaten verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung hinaus.