bAV-Verwaltung und Haftung: die drei Stellen, an denen es teuer wird

In der bAV-Verwaltung entsteht Haftung selten durch eine falsche Beratung im Gespräch, sondern durch etwas Unspektakuläres: eine Veränderung, die nicht weitergegeben wurde. Ein Eintritt, eine Elternzeit, eine Gehaltsanpassung — und die Zusage passt nicht mehr zu dem, was tatsächlich läuft. Wer Belegschaften betreut, verwaltet keine Verträge, sondern Zustände über Jahre. Dieser Text nennt die drei gesetzlichen Punkte, an denen das relevant wird, und was daraus für die Verwaltung folgt.

Hinweis: Orientierung aus Software-Sicht, keine Rechtsberatung. Fundstellen sind unten verlinkt.

Erstens: Der Arbeitgeber bleibt in der Pflicht — immer

§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG: „Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der von ihm zugesagten Leistungen auch dann ein, wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt.”

Dieser eine Satz erklärt, warum bAV anders funktioniert als eine vermittelte Sachversicherung. Der Arbeitgeber kann die Durchführung an eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds auslagern — aus der Zusage kommt er damit nicht heraus. Für Sie als betreuenden Makler heißt das: Ihr Kunde trägt ein Dauerrisiko, und er erwartet zu Recht, dass die Verwaltung dieses Risikos nicht an einer Excel-Liste hängt.

Genau deshalb ist die Versorgungsordnung das zentrale Dokument: Sie legt einheitlich fest, wer anspruchsberechtigt ist, welcher Durchführungsweg gilt und welche Leistungen zugesagt sind. Ohne sie entstehen Einzelfallentscheidungen, die niemand mehr rekonstruieren kann — mit ihr gibt es ein Regelwerk, gegen das jede Veränderung geprüft werden kann.

Zweitens: Der Anspruch besteht, ob es passt oder nicht

§ 1a Abs. 1 BetrAVG gibt dem Arbeitnehmer einen Anspruch: Er kann verlangen, dass „von seinen künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4 vom Hundert der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze” für die betriebliche Altersversorgung verwendet werden. Nach unten ist ein Mindestbetrag geregelt — jährlich mindestens ein Hundertsechzigstel der Bezugsgröße.

Das ist ein Anspruch, kein Angebot. Der Arbeitgeber muss ihn erfüllen, und zwar bei jedem Mitarbeiter, der ihn geltend macht. In einem Betrieb mit dreißig Beschäftigten kann das jederzeit ein Vorgang mehr sein — mit Auswirkung auf die Lohnabrechnung im nächsten Monat.

Drittens: Die 15 Prozent, die viele übersehen

§ 1a Abs. 1a BetrAVG: Der Arbeitgeber muss „15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss” leisten — allerdings nur, „soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart”. Der Zuschuss hängt also an einer tatsächlichen Einsparung, nicht an einer Pauschale. Die Deutsche Rentenversicherung formuliert die Folge daraus deutlich: Die Zuschusspflicht ist auf den Betrag der eingesparten Sozialversicherungsbeiträge begrenzt, wenn diese weniger als 15 Prozent des umgewandelten Entgelts ausmachen.

Eine parallele Regelung gilt für die reine Beitragszusage im Sozialpartnermodell: Nach § 23 Abs. 2 BetrAVG leitet der Arbeitgeber dort ebenfalls 15 Prozent des umgewandelten Entgelts als Zuschuss an die Versorgungseinrichtung weiter, soweit er Sozialversicherungsbeiträge einspart; die Regelung gehört in den Tarifvertrag. Wer im Umlauf unterschiedliche Startdaten liest — teils 2018, teils 2022 —, findet hier die Erklärung: Es sind zwei verschiedene Normen für zwei verschiedene Zusagearten.

Der Zeitpunkt ist der Teil, der in der Praxis Ärger macht. § 26a BetrAVG regelt es eindeutig: „§ 1a Absatz 1a gilt für individual- und kollektivrechtliche Entgeltumwandlungsvereinbarungen, die vor dem 1. Januar 2019 geschlossen worden sind, erst ab dem 1. Januar 2022.”

Heißt: Auch Altverträge sind seit dem 1. Januar 2022 zuschusspflichtig. Wer seinen Bestand nie daraufhin durchgesehen hat, hat womöglich Vereinbarungen im Bestand, bei denen der Zuschuss fehlt — und das fällt nicht dem Vermittler auf, sondern irgendwann dem Arbeitnehmer oder der Prüfung.

Was daraus für die Verwaltung folgt

Die drei Punkte haben eine gemeinsame Konsequenz: Der Bestand muss zustandsfähig sein, nicht dokumentenfähig. Es genügt nicht, den Vertrag zu haben — man muss wissen, welcher Mitarbeiter unter welcher Versorgungsordnung mit welchem Umwandlungsbetrag geführt wird und wann sich das zuletzt geändert hat.

Vier Punkte, an denen es in der Praxis kippt:

1. Personalbewegung ohne Prozess. Eintritt, Austritt, Elternzeit, unbezahlter Urlaub, Gehaltsänderung — jedes dieser Ereignisse kann die Umwandlung und den Zuschuss verändern. Wer das in Freitext-Notizen führt, verliert die Nachvollziehbarkeit. In aiyomo sind es strukturierte Mitarbeiter-Ereignisse an der Versorgungsordnung: bAV-Software mit Arbeitgeberportal.
2. Die Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Die Umwandlung mindert das steuer- und sozialversicherungspflichtige Entgelt — sie muss zeitnah dort ankommen. Wenn das per Mail und Liste läuft, entstehen genau die Abweichungen, die später Nachzahlungen auslösen. Deshalb ein strukturierter Export statt Zuruf.
3. Der Bestand, den niemand durchgesehen hat. Für die 15 Prozent bei Altvereinbarungen braucht es eine Auswertung über alle Arbeitgeber, nicht einen Blick in einzelne Akten. Dafür müssen die Daten strukturiert vorliegen — ein Grund, warum die bAV in aiyomo eine eigene Fachanwendung ist und keine Vertragskategorie.
4. Externe, die mitarbeiten müssen. Arbeitgeber, Personalabteilung und Steuerberater brauchen Zugriff auf genau ihren Teil — und auf keinen Fall auf den Rest. Das leisten feldscharfe Portal-Rollen und widerrufbare Magic-Link-Zugänge, beschrieben unter Kundenportal und externe Zugänge.

Wie sich das im Alltag eines Firmenkundenmaklers anfühlt — viele Arbeitgeber, ständige Bewegung — steht unter bAV-Verwaltung für Firmenkundenmakler. Und wer neue Arbeitgeber über Partner gewinnt, findet den Weg dorthin unter Zuträger-Geschäft.

bAV-Verwaltung und Haftung auf einen Blick

• § 1 Abs. 1 S. 3 BetrAVG: Der Arbeitgeber steht für seine Zusage ein, auch wenn ein externer Versorgungsträger durchführt
• § 1a Abs. 1 BetrAVG: Anspruch auf Entgeltumwandlung bis 4 vom Hundert der Beitragsbemessungsgrenze; Mindestbetrag ein Hundertsechzigstel der Bezugsgröße pro Jahr
• § 1a Abs. 1a BetrAVG: 15 Prozent Arbeitgeberzuschuss, soweit durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden
• § 26a BetrAVG: für Vereinbarungen vor dem 1. Januar 2019 gilt der Zuschuss seit dem 1. Januar 2022
• Deckelung: Fällt die Ersparnis geringer aus als 15 Prozent, ist der Zuschuss auf die tatsächlich eingesparten Beiträge begrenzt
• § 23 Abs. 2 BetrAVG: eigene, gleichlautende 15-Prozent-Regel für die reine Beitragszusage im Sozialpartnermodell (tarifvertraglich)
• Versorgungsordnung als Regelwerk, gegen das jede Veränderung geprüft wird
• Personalereignisse strukturiert statt als Freitext — sonst ist der Zustand nicht rekonstruierbar
• Entgeltumwandlung strukturiert an die Lohnbuchhaltung übergeben, nicht per Liste und Rückfrage
• Altbestand auf fehlende Zuschüsse auswerten — das geht nur mit strukturierten Daten

Quellen

Amtlicher Volltext, geprüft am 29.07.2026:

• § 1 BetrAVG — Einstandspflicht des Arbeitgebers
• § 1a BetrAVG — Anspruch auf Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss
• § 23 BetrAVG — Zuschuss bei reiner Beitragszusage
• § 26a BetrAVG — Übergangsvorschrift zum Arbeitgeberzuschuss

Ergänzend, zur Einordnung:

• BMAS — Entgeltumwandlung
• Deutsche Rentenversicherung — Arbeitgeberzuschuss bei Entgeltumwandlung

FAQ

Wie hoch ist der Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung?

15 Prozent des umgewandelten Entgelts, aber nur, soweit der Arbeitgeber durch die Umwandlung tatsächlich Sozialversicherungsbeiträge einspart (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Er ist also an eine echte Einsparung gekoppelt und nicht in jedem Fall in voller Höhe zu leisten.

Gilt der Zuschuss auch für alte Entgeltumwandlungen?

Ja. § 26a BetrAVG bestimmt, dass § 1a Abs. 1a für Vereinbarungen, die vor dem 1. Januar 2019 geschlossen wurden, ab dem 1. Januar 2022 gilt. Wer seinen Bestand seither nicht daraufhin durchgesehen hat, sollte das nachholen — die Pflicht besteht unabhängig davon, ob sie bemerkt wurde.

Wie viel darf ein Arbeitnehmer umwandeln?

Nach § 1a Abs. 1 BetrAVG kann er verlangen, dass bis zu 4 vom Hundert der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze aus künftigen Entgeltansprüchen umgewandelt werden. Nach unten gilt ein Mindestbetrag von einem Hundertsechzigstel der Bezugsgröße pro Jahr.

Haftet der Arbeitgeber, wenn ein Versicherer nicht leistet?

§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG ist an dieser Stelle deutlich: Der Arbeitgeber steht für die Erfüllung der von ihm zugesagten Leistungen ein, auch wenn die Durchführung nicht unmittelbar über ihn erfolgt. Die Auslagerung der Durchführung ist also keine Auslagerung der Zusage.

Was ist die Versorgungsordnung und brauche ich sie zwingend?

Sie ist das schriftliche Regelwerk des Arbeitgebers zu seiner betrieblichen Altersversorgung: Anspruchsberechtigung, Durchführungsweg, Beiträge und Zuschüsse, zugesagte Leistungen. Das Gesetz schreibt sie nicht mit diesem Namen vor, aber sie ist in der Praxis der Unterschied zwischen einer prüfbaren, gleichbehandelnden Regelung und einer Sammlung von Einzelfällen. In aiyomo ist sie deshalb der Anker, an dem Mitarbeiterdaten, Umwandlungen und Veränderungen hängen.

Nimmt mir Software die Haftung ab?

Nein. Sie sorgt dafür, dass Veränderungen strukturiert erfasst, an der richtigen Stelle sichtbar und über Jahre nachvollziehbar sind — und dass eine Auswertung über den ganzen Bestand möglich ist, statt Akte für Akte zu prüfen. Die Zusage bleibt beim Arbeitgeber, die Beratung bei Ihnen.