Dokumentationspflichten für Versicherungsmakler: was das Gesetz verlangt

Die Dokumentationspflichten für Versicherungsmakler stehen nicht in einer Verwaltungsvorschrift, die man großzügig auslegen kann, sondern im Versicherungsvertragsgesetz — und sie sind mit einer eigenen Haftungsnorm verbunden. Wer sie kennt, kann sie in den Arbeitsablauf einbauen. Wer sie als Formalie behandelt, merkt es erst, wenn jemand nachfragt. Dieser Text nennt die Paragrafen im Wortlaut und ordnet ein, was daraus für die tägliche Arbeit folgt.

Hinweis: Dies ist eine Orientierung aus Software-Sicht, keine Rechtsberatung. Alle Fundstellen sind unten verlinkt, damit Sie selbst nachlesen können.

Drei Pflichten, die zusammengehören

§ 60 VVG — die Beratungsgrundlage. Der Versicherungsmakler muss seinem Rat „eine hinreichende Zahl von auf dem Markt angebotenen Versicherungsverträgen und von Versicherern zu Grunde legen”. Diese Pflicht entfällt nur, wenn er den Kunden vorher ausdrücklich auf eine eingeschränkte Auswahl hinweist — dann muss er nach Absatz 2 mitteilen, auf welcher Markt- und Informationsgrundlage er arbeitet, und die Namen der zugrunde gelegten Versicherer angeben.

§ 61 VVG — befragen, beraten, begründen. Der Vermittler hat den Versicherungsnehmer „nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden Prämien, zu beraten”. Entscheidend ist der zweite Teil: Er muss die Gründe für jeden Rat angeben und beides nach § 62 dokumentieren. Nicht dokumentiert ist also nicht bloß unordentlich, sondern pflichtwidrig.

§ 62 VVG — Zeitpunkt und Form. Die Angaben nach § 60 Abs. 2 müssen vor Abgabe der Vertragserklärung vorliegen, die Beratungsdokumentation nach § 61 Abs. 1 vor Vertragsabschluss — jeweils „klar und verständlich in Textform”. Mündlich ist ausnahmsweise erlaubt, wenn der Kunde das wünscht oder eine vorläufige Deckung gewährt wird; dann muss die Textform „unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens mit dem Versicherungsschein” nachgereicht werden.

Die Norm, die daraus ein Risiko macht

§ 63 VVG: „Der Versicherungsvermittler ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der dem Versicherungsnehmer durch die Verletzung einer Pflicht nach § 60 oder § 61 entsteht. Dies gilt nicht, wenn der Versicherungsvermittler die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat.”

Damit ist die Dokumentation kein Selbstzweck. Sie ist im Streitfall das Mittel, mit dem sich zeigen lässt, was besprochen und warum empfohlen wurde. Eine Beratung, die stattgefunden hat, aber nicht belegbar ist, hilft im Zweifel nicht weiter.

Auch der Verzicht ist geregelt, nicht verboten: Nach § 61 Abs. 2 kann der Kunde durch eine gesonderte schriftliche Erklärung auf Beratung und Dokumentation verzichten — er muss aber ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass dies seine Möglichkeiten beeinträchtigen kann, Schadensersatz nach § 63 geltend zu machen. Bei Fernabsatzverträgen genügt Textform. Ein Verzicht ohne diesen Hinweis ist also kein Schutz, sondern ein zweites Problem.

Fünf Jahre aufbewahren — und zwar nachweisbar

Die Aufbewahrung steht nicht im VVG, sondern in § 22 der Versicherungsvermittlungsverordnung („Aufzeichnungspflicht des Gewerbetreibenden”): Aufzeichnungen und Belege sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.

Praktisch heißt das: Die Frist startet nicht mit dem Vertragsschluss, sondern mit dem letzten Vorgang. Ein Bestandskunde, den Sie über Jahre betreuen, verschiebt den Fristbeginn also immer weiter nach vorn — was gegen verstreute Ablagen spricht und für eine Akte, in der alles zusammenhängt.

Der Rahmen drumherum: Erlaubnis und Weiterbildung

Die Tätigkeit selbst ist erlaubnispflichtig: Nach § 34d GewO erteilt die zuständige Industrie- und Handelskammer die Erlaubnis, die Sachkunde ist nach Absatz 5 Nummer 4 durch eine Prüfung vor der IHK nachzuweisen, und die Eintragung erfolgt im Versicherungsvermittlerregister. Dazu kommt die Weiterbildung: 15 Stunden je Kalenderjahr nach § 34d Absatz 9 Satz 2 GewO, näher ausgestaltet in § 7 VersVermV.

Auch das ist ein Dokumentationsthema, nur ein anderes — die Stunden müssen belegbar sein, nicht bloß absolviert.

Was davon Software abnehmen kann — und was nicht

Ehrlich zuerst: Kein Tool erfüllt Ihre Pflichten. Beraten, begründen und entscheiden müssen Sie. Was Software leisten kann, ist die Lücke zwischen „wir haben es gemacht” und „wir können es zeigen” zu schließen.

• Alles an einer Akte. Gespräch, Nachricht, Dokument, Anruf und Aufgabe hängen am selben Kunden — nicht in fünf Systemen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass die Fünfjahresfrist überhaupt beherrschbar bleibt: CRM und Kundenakte.
• Kommunikation vollständig, nicht selektiv. Wenn E-Mail, WhatsApp, Signal, SMS und Telefonie in einem Verlauf zusammenlaufen, entsteht die Historie nebenbei statt als Nacharbeit: Omnichannel-Inbox und Telefonie.
• Formulare als Aufträge. Ein angefordertes Dokument mit Bearbeitungsstand ist belegbar, ein „hatte ich per WhatsApp geschickt” nicht: Dokumente und Formulare.
• Nachvollziehbarkeit statt Vertrauen. Sicherheitsrelevante Vorgänge und KI-Aktionen werden protokolliert; die KI bereitet vor, die Freigabe bleibt beim Menschen. Warum das in einer haftungssensiblen Branche keine Bremse ist, steht unter KI für Versicherungsmakler und Datenschutz und Sicherheit.
• Wiedervorlagen statt Gedächtnis. Die Textform, die „unverzüglich” nachzureichen ist, braucht einen Termin und einen Verantwortlichen: Workflows und Wiedervorlagen.

Was Software nicht kann: Ihre Beratungsgrundlage bestimmen, die Angemessenheit des Aufwands beurteilen oder entscheiden, ob ein Verzicht sinnvoll ist. Wer das anders verspricht, verkauft ein Risiko.

Dokumentationspflichten für Versicherungsmakler auf einen Blick

• § 60 VVG: hinreichende Zahl von Verträgen und Versicherern als Beratungsgrundlage; bei eingeschränkter Auswahl Hinweis plus Angabe der Versicherer
• § 61 Abs. 1 VVG: befragen, beraten, Gründe für den Rat angeben, dokumentieren
• § 62 Abs. 1 VVG: § 60 Abs. 2 vor der Vertragserklärung, § 61 Abs. 1 vor Vertragsabschluss — klar, verständlich, in Textform
• § 62 Abs. 2 VVG: mündlich nur auf Kundenwunsch oder bei vorläufiger Deckung, dann unverzüglich nachreichen, spätestens mit dem Versicherungsschein
• § 61 Abs. 2 VVG: Verzicht per gesonderter schriftlicher Erklärung nur mit ausdrücklichem Hinweis auf die Folgen für § 63
• § 63 VVG: Schadensersatz bei Verletzung von § 60 oder § 61, Entlastung nur, wenn nicht zu vertreten
• § 22 VersVermV: fünf Jahre auf dauerhaftem Datenträger; Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres des letzten Vorgangs
• § 34d GewO: Erlaubnis der IHK, Sachkundeprüfung (Abs. 5 Nr. 4), Weiterbildung 15 Stunden je Kalenderjahr (Abs. 9 S. 2)

Quellen

Alle Fundstellen wurden am 29.07.2026 im amtlichen Volltext geprüft:

• § 60 VVG — Beratungsgrundlage
• § 61 VVG — Beratung und Dokumentation
• § 62 VVG — Zeitpunkt und Form
• § 63 VVG — Schadensersatzpflicht
• § 22 VersVermV — Aufzeichnungspflicht
• § 34d GewO — Erlaubnis, Sachkunde, Weiterbildung
• DIHK — Versicherungsgewerbe: Erlaubnis, Vermittlerregister, Weiterbildung

FAQ

Muss die Beratungsdokumentation schriftlich sein?

Sie muss in Textform vorliegen, nicht zwingend auf Papier mit Unterschrift. § 62 Abs. 1 VVG verlangt „klar und verständlich in Textform” — und zwar vor Vertragsabschluss. Mündlich ist die Ausnahme: nur auf Wunsch des Kunden oder bei vorläufiger Deckung, und dann ist die Textform unverzüglich nachzureichen, spätestens mit dem Versicherungsschein.

Wie lange muss ich Beratungsdokumentation aufbewahren?

Fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger, nach § 22 VersVermV in den Geschäftsräumen. Wichtig ist der Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den Auftrag angefallen ist — nicht das Jahr des Vertragsschlusses. Bei laufender Betreuung verschiebt sich der Beginn also immer weiter.

Was passiert, wenn ich die Dokumentation vergesse?

§ 63 VVG knüpft daran eine Schadensersatzpflicht: Der Vermittler haftet für Schäden aus der Verletzung einer Pflicht nach § 60 oder § 61 und kann sich nur entlasten, wenn er die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat. Praktisch verschlechtert fehlende Dokumentation Ihre Position genau dann, wenn Sie sie brauchen.

Kann der Kunde auf die Beratung verzichten?

Ja, aber nur formgebunden und mit Warnhinweis. § 61 Abs. 2 VVG verlangt eine gesonderte schriftliche Erklärung — bei Fernabsatzverträgen Textform — und den ausdrücklichen Hinweis, dass der Verzicht die Möglichkeit beeinträchtigen kann, Schadensersatz nach § 63 geltend zu machen. Ein Verzicht ohne diesen Hinweis nützt nichts.

Löst eine Software meine Dokumentationspflichten?

Nein. Beraten, begründen und entscheiden bleibt Ihre Aufgabe. Software kann dafür sorgen, dass das Ergebnis vollständig, an der richtigen Akte und über Jahre wiederfindbar liegt — und dass Fristen einen Termin und einen Verantwortlichen haben. Den Unterschied zwischen „gemacht” und „belegbar” schließt sie, die Pflicht selbst nimmt sie nicht ab.