Wer das Backoffice im Maklerbüro automatisieren will, scheitert selten an der Idee, sondern an der Verteilung: Jede Wiedervorlage, jede Statusänderung, jede Kampagne liegt in einem anderen Tool. Genau daran hängt die Automatisierung von Backoffice-Prozessen in der Vermittlung — nicht an fehlenden Regeln, sondern an fehlender Mitte. aiyomo bündelt Workflows, Aufgaben und Automatisierung in einem System auf einem Datenstamm. Sie definieren Ihre Regeln ohne Code, die Engine arbeitet die Routine ab, und Sie behalten die Freigabe. Ergebnis: mehr Zeit fürs Wesentliche – die Beratung. Wie aus einem einzelnen Anlass ein ganzer Vorgang mit Phasen, Fristen und Nachweisen wird, beschreibt die Seite Prozesse im Maklerbüro.
Wenn-Dann-Workflows ohne Code
Routinen im Maklerbetrieb folgen Mustern: Geht ein Antrag von „offen“ auf „zugesagt“, soll der Kunde eine Bestätigung erhalten und eine Wiedervorlage zur Police entstehen. Mit der Wenn-Dann-Workflow-Engine von aiyomo bauen Sie genau diese Abläufe selbst – ohne eine Zeile Code. Sie legen den Auslöser fest (z. B. eine Statusänderung im Antrags-Lebenszyklus oder eine eingehende Nachricht aus der Omnichannel-Inbox) und die Folgeaktionen. So verschwinden die kleinen, leicht vergessenen Handgriffe, die im Tagesgeschäft untergehen. Wichtig für eine haftungssensible Branche: Aktionen, die nach außen wirken, bleiben unter Ihrer Kontrolle – Kontrolle vor Magie. Die Wenn-Dann-Engine gehört zur Stufe Flow (bis zu 20 aktive Regeln); in Unlimited fällt die Grenze.
Aufgaben in Kanban, Liste und Timeline
Aufgaben sind in aiyomo kein Anhängsel, sondern fest am Kundenstamm verankert. Sie sehen dieselben Aufgaben wahlweise als Kanban-Board (für den Bearbeitungsfluss), als Liste (für die schnelle Abarbeitung) oder als Timeline (für Termine und Fristen). Weil alles auf einem Datenstamm liegt, hängt eine Aufgabe direkt am Fall, am Vertrag oder an der Kundenakte – inklusive vollständiger Kommunikations-Historie. Kein Suchen über mehrere Programme, kein doppeltes Pflegen. Ergänzt wird das durch Kalender, Workforce und Zeiterfassung sowie die Dokumentenablage (Local, S3 oder OneDrive).
Wiedervorlagen und Impulse, die nichts durchrutschen lassen
Im Bestandsgeschäft entscheidet die richtige Wiedervorlage zum richtigen Zeitpunkt. aiyomo arbeitet mit Wiedervorlagen und Impulsen, die sich aus Workflows speisen oder gezielt gesetzt werden. So bleiben Vertragsabläufe, Rückfragen oder Cross-Selling-Anlässe sichtbar, statt in Notizzetteln zu verschwinden. Verzahnt mit der Vertriebsplanung – Umsatzziele in BE (Bewertungseinheiten) mit €-Umrechnung und Eurostufe, Wochen- und BE-Ziele, Courtage- und Provisions-Splits – behalten Sie Routine und Zielerreichung in einem Blick.
Checklisten: wiederkehrende Abläufe einmal festlegen
Manche Vorgänge sind keine Automatisierung, sondern eine Reihenfolge, die jemand abarbeiten muss — Neukunden-Anlage, Maklervollmacht einholen, Schadenmeldung aufnehmen, Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Dafür gibt es wiederverwendbare Checklisten: Sie legen die Punkte einmal fest und weisen die Liste dann einem Vorgang oder einer Person zu. Der Fortschritt ist sichtbar, und niemand muss den Ablauf jedes Mal aus dem Gedächtnis erklären. Gerade beim Onboarding neuer Kollegen ist das der schnellste Hebel — mehr dazu im Einstiegspfad.
Impulse: die Erinnerung, die aus dem Bestand selbst kommt
Neben den Wiedervorlagen, die Sie selbst setzen, erzeugt aiyomo Impulse aus dem Lebenszyklus des Kunden — also Hinweise auf Vorgänge, die aus dem Datenbestand heraus fällig werden, statt darauf zu warten, dass jemand daran denkt. Sie tauchen in der Tagesübersicht auf und lassen sich in Aufgaben überführen. Das ist der Unterschied zwischen einem Bestand, der gepflegt wird, und einem, der nur verwaltet wird.
Vertretungen: Urlaub ist kein Sonderfall
Damit Abläufe nicht an einer Person hängen, gibt es Vertretungsregelungen: Ein Nutzer vertritt einen anderen in einem definierten Zeitraum. Aufgaben und Vorgänge laufen dann bei der Vertretung auf, ohne dass jemand Rechte umkonfigurieren oder Passwörter weitergeben muss. Vertretungen sind schon in der Start-Edition enthalten — weil Urlaub kein Feature für große Betriebe ist.
bAV-Backoffice automatisieren: der Fall mit dem größten Hebel
Nirgends im Maklerbetrieb entsteht so viel wiederkehrende Verwaltungsarbeit wie in der betrieblichen Altersvorsorge — viele Arbeitgeber, wechselnde Belegschaften, jede Änderung mit Dokumenten- und Nachweispflicht. Deshalb ist die bAV in aiyomo der Bereich mit der weitesten Automatisierung: Der Arbeitgeber meldet Eintritt, Austritt oder Gehaltsänderung selbst im Portal, daraus entsteht ein strukturiertes Ereignis mit Bearbeitungsstand, der Anlass-Katalog legt die passenden Dokumente bei, und aus einer bAV-Plan-Änderung wird ohne Zutun der lohnrelevante Eintrag für die Übergabe ans Lohnbüro.
Zwei Automatiken arbeiten dabei in beide Richtungen: Ein Fristenwächter erzeugt automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität, wenn ein Vorgang länger als drei Tage auf Rückfrage, Dokument oder Freigabe wartet. Und eine wiederkehrende Erinnerung fragt den Arbeitgeber von selbst, ob es Änderungen in der Belegschaft gab — je Firma aktivierbar, mit eigenem Intervall und eigener Vorlage. Der Effekt ist genau der, um den es bei Backoffice-Automatisierung geht: Die Arbeit kommt zu Ihnen, statt dass Sie sie einsammeln.
Multi-Channel-Kampagnen inklusive KI-Anruf
Kampagnen in aiyomo laufen mehrstufig und über mehrere Kanäle: E-Mail (über Microsoft Graph oder SMTP), WhatsApp, Signal und Portal-Nachricht – und als Schritt auch ein KI-Anruf über den KI-Sprachagenten (Vapi). SMS steht daneben als Aktion in Wenn-Dann-Regeln bereit. So lassen sich Ansprachen entlang einer Customer Journey orchestrieren, ohne den Kanal von Hand zu wechseln. Jede Interaktion landet wieder an der Kundenakte in der Omnichannel-Inbox. Kampagnen mit manuellen Schritten gibt es ab dem Starter, Automatik-Schritte ab Flow; der KI-Anruf als Kampagnenschritt gehört zu Unlimited. Hinweis zur KI-Stimme: Sie ist freigabe- und steuerbar; für die externe Sprach-KI gibt es einen Kill-Switch, und vor einem US-Sprachmodell werden Klardaten zweischichtig pseudonymisiert – das externe Modell sieht sie nicht im Klartext.
Reporting und KPIs auf einem Datenstamm
Was automatisiert läuft, lässt sich auch messen. aiyomo bietet Reporting und KPIs direkt auf demselben Datenstamm, auf dem CRM, Vertrieb und Aufgaben arbeiten – ohne Export-Bastelei zwischen Systemen. Sie sehen Antragspipeline (offen → zugesagt → gebucht), BE-Ziele und Bearbeitungsstände an einer Stelle. Für externe Beteiligte gibt es Magic-Link-Portale: scope-beschränkter Zugang ohne eigenes Konto, jederzeit widerrufbar – etwa ein read-only-Zugang für den Steuerberater auf die Lohn-Übergabe-Historie.
Kontrolle, Rechte und Datenschutz
Automatisierung darf in der Vermittlung nach §34d GewO nicht auf Kosten der Kontrolle gehen. Der agentische KI-Assistent von aiyomo liest Daten und bereitet Aktionen vor, führt sie aber erst nach Ihrer Bestätigung aus – mit Permission-Check und lückenlosem Audit (rund 70 Werkzeuge). Zugriffe steuern Sie über feingranulares RBAC (rund 40 Rechte), abgesichert mit OAuth, Passkey und 2FA sowie einem eigenen Mandanten-Workspace je Kunde. Betreiber ist die SAMD Solutions GmbH als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; das ISMS ist an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiert, nicht zertifiziert). Offen gesagt: Inbox, Telefonie und Dokumentversand übertragen naturgemäß Klardaten nach außen – diese laufen verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Die zweischichtige Pseudonymisierung greift speziell auf dem Pfad zum US-Sprachmodell (Schrems II, EuGH C-311/18).
Backoffice automatisieren im Maklerbüro — auf einen Blick
- Wenn-Dann-Workflow-Engine ohne Code – Auslöser und Folgeaktionen selbst definierbar
- Aufgaben in drei Ansichten: Kanban, Liste, Timeline – verankert am Kundenstamm
- Wiedervorlagen/Impulse verzahnt mit Vertriebsplanung (BE, Eurostufe, Courtage-Splits)
- Multi-Step-/Multi-Channel-Kampagnen über E-Mail, WhatsApp, Signal und Portal-Nachricht – inkl. KI-Anruf (Vapi)
- Reporting/KPIs auf einem gemeinsamen Datenstamm, ohne Tool-Wechsel
- KI bereitet vor, Sie geben frei – Permission-Check und lückenloses Audit (rund 70 Werkzeuge)
- Feingranulares RBAC (ca. 40 Rechte), OAuth/Passkey/2FA, eigener Mandanten-Workspace
- Magic-Link-Portale: scope-beschränkter, widerrufbarer Zugang ohne eigenes Konto
- Betrieb durch SAMD Solutions GmbH als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); ISMS an ISO 27001 orientiert (dokumentiert, nicht zertifiziert)
FAQ
Brauche ich Programmierkenntnisse, um Workflows einzurichten?
Nein. Die Wenn-Dann-Workflow-Engine von aiyomo arbeitet ohne Code. Sie wählen einen Auslöser – etwa eine Statusänderung im Antrags-Lebenszyklus oder eine eingehende Nachricht – und legen die Folgeaktionen fest. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
Führt die KI Aktionen automatisch aus?
Nein, nicht autonom. Der agentische KI-Assistent liest Daten und bereitet Aktionen vor, führt sie aber erst nach Ihrer Bestätigung aus – mit Permission-Check und lückenlosem Audit. Das Prinzip lautet: Die KI bereitet vor, Sie geben frei.
Wie funktioniert der KI-Anruf in einer Kampagne?
Kampagnen können mehrstufig über mehrere Kanäle laufen und einen KI-Anruf über den KI-Sprachagenten (Vapi) als Schritt enthalten. Die externe Sprach-KI ist steuer- und abschaltbar (Kill-Switch); vor einem US-Sprachmodell werden Klardaten zweischichtig pseudonymisiert, sodass das externe Modell sie nicht im Klartext sieht.
Welche Ansichten gibt es für Aufgaben?
Aufgaben lassen sich als Kanban-Board, als Liste oder als Timeline darstellen. Alle Ansichten greifen auf denselben Datenstamm zu, sodass eine Aufgabe direkt am Fall, Vertrag oder an der Kundenakte hängt.
Ist die Datenverarbeitung DSGVO-konform aufgesetzt?
Betreiber ist die SAMD Solutions GmbH als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; das ISMS ist an ISO 27001 orientiert aufgebaut (dokumentiert, nicht zertifiziert). Inbox, Telefonie und Dokumentversand übertragen naturgemäß Klardaten nach außen – verschlüsselt und im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Die zweischichtige Pseudonymisierung greift speziell auf dem Pfad zum US-Sprachmodell (Schrems II, EuGH C-311/18).