bAV-Verwaltungssoftware muss eine Aufgabe lösen, an der Ordner und Excel-Listen regelmäßig scheitern: viele Arbeitgeber, jeder mit eigener Versorgungsordnung, dahinter wechselnde Belegschaften, laufende Entgeltumwandlungen und Fristen, die niemand im Kopf behält. In aiyomo führen Sie diesen Bestand an einer Stelle — Firmen mit Versorgungsordnung, die zugehörigen Mitarbeiterkunden, deren Entgeltumwandlung und die Veränderungen über die Zeit. Diese Seite beschreibt die Verwaltung des Bestands; die Einordnung des ganzen Fachmoduls steht unter bAV-Software für Versicherungsmakler.
Der Unterschied zwischen Ablegen und Führen
Ein Bestand ist geführt, wenn drei Fragen jederzeit beantwortbar sind: Welchen Stand hat jeder Arbeitgeber? Was ist seit der letzten Prüfung passiert? Und was ist überfällig? Eine Liste beantwortet keine davon von selbst — sie muss gepflegt werden, und genau daran scheitert sie im Alltag. In aiyomo entstehen die Antworten aus den Daten: Der Arbeitgeber trägt seinen Versorgungsordnungs-Status, die Mitarbeiterkunden hängen daran, jede Veränderung ist ein Ereignis mit Bearbeitungsstand, und was zu lange liegt, meldet sich selbst.
Weil Firmen-, Mitarbeiter- und Vertragsdaten auf einem einzigen Datenstamm liegen, müssen Sie nichts doppelt pflegen: Was im CRM zum Arbeitgeber steht, ist dieselbe Wahrheit wie in der bAV-Akte. Wie der Bestand darüber hinaus mit Suche, Filtern und Fristen geführt wird, beschreibt die Kundenverwaltung; wie sich das im Alltag eines Firmenkundenmaklers anfühlt, zeigt das Belegschaftsgeschäft in der bAV.
Die Versorgungsordnung als Datensatz, nicht als PDF
Im Zentrum jedes Arbeitgebers steht seine Versorgungsordnung — das Regelwerk, nach dem die Belegschaft versorgt wird. In aiyomo ist sie kein Dokument im Ordner, sondern ein strukturierter Datensatz mit über 20 Feldern: Status (vorhanden, in Erstellung, fehlt), Version und Inkrafttreten, Aufhebung der Alt-Fassung, betreuende Kanzlei, Produktgeber, Zuschuss- und Fördersätze, Verteilnachweis an die Belegschaft, letzte Prüfung.
Laden Sie die Versorgungsordnung als PDF hoch, liest aiyomo den Arbeitgeberzuschuss und die freiwillige Förderung direkt aus dem Paragrafen heraus — einschließlich Staffelregelungen wie „erst nach Ablauf der Probezeit”. Die Werte bestätigen Sie, statt sie zu suchen. Was eine Versorgungsordnung fachlich enthalten muss, steht unter Versorgungsordnung.
An der Versorgungsordnung hängen die Mitarbeiterkunden mit fünf möglichen Durchführungswegen — Direktversicherung, Direktzusage, Unterstützungskasse, Pensionsfonds und Pensionskasse —, ihrer Entgeltumwandlung und den Veränderungen über die Zeit.
Personalbewegung als Ereignis statt als Notiz
In einem Firmenbestand passiert ständig etwas: Eintritte, Austritte, Elternzeit, Gehaltsänderungen, Wechsel der Entgeltumwandlung. aiyomo bildet das über 19 strukturierte Mitarbeiter-Ereignistypen ab — von Eintritt, Austritt und Renteneintritt über Elternzeit, Ende und Wiederaufnahme der Entgeltzahlung, Stunden- und Gehaltsänderung, Heirat, Namens- und Adressänderung, Positionswechsel, Probezeitende, Befristungsende, Wiedereinstieg und Kündigung bis zum Todesfall.
Jedes Ereignis läuft durch einen sechsstufigen Bearbeitungsstand — eingegangen, in Bearbeitung, Rückfrage, Dokument fehlt, wartet auf Freigabe, abgeschlossen — statt in Freitext-Notizen zu verschwinden. Und jedes ist dem richtigen Mitarbeiter und der Versorgungsordnung zugeordnet. Das ist der Punkt, an dem aus Verwaltung Nachweisfähigkeit wird: Als §34d-Makler müssen Sie im Zweifel belegen, wer wann was veranlasst hat. Welche drei gesetzlichen Punkte dabei den Unterschied machen, steht unter bAV-Verwaltung und Haftung.
Verwaltungsaufwand senken heißt: nicht mehr hinterherfragen
Der Aufwand in der bAV-Verwaltung entsteht selten beim Bearbeiten. Er entsteht beim Nachhalten — beim Hinterhertelefonieren, beim Erinnern, beim Suchen. Deshalb übernimmt aiyomo genau diesen Teil.
Wartet ein Ereignis länger als drei Tage auf eine Rückfrage, ein fehlendes Dokument oder eine Freigabe, entsteht daraus automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität beim zuständigen Berater. Dazu kommt die Erinnerung in die andere Richtung: Jeder Arbeitgeber kann automatisch gefragt werden, ob es Änderungen in der Belegschaft gab — je Firma einzeln aktivierbar, mit frei wählbarem Wochentag, Intervall von einem bis 365 Tagen und eigener E-Mail-Vorlage. Die Meldung kommt damit zu Ihnen, statt dass Sie sie einholen. Gemeldet wird über das bAV-Arbeitgeberportal, in dem der Arbeitgeber selbst arbeitet.
Was aiyomo in der bAV-Verwaltung nicht ist
Damit die Erwartung stimmt, benennen wir die Grenze klar: aiyomo ist die Akten-, Nachweis- und Fristenzentrale Ihrer bAV-Betreuung — nicht das Abrechnungssystem des Versicherers. Beitragsabrechnung, Inkasso und Tarifrechner sind bewusst nicht enthalten. Die Übergabe an die Lohnbuchhaltung läuft dateibasiert und dokumentiert, nicht als API-Buchung; Einzelheiten stehen unter DATEV-Lohnbrücke.
Was das kostet
Firmenkunden, bAV und Arbeitgeberportal sind ein Zusatzmodul für 99 € im Monat — buchbar in jeder Stufe, vom Starter an. Arbeitgeber und deren Beauftragte arbeiten über eigene Portal-Zugänge mit, der Steuerberater über einen Read-only-Link — nichts davon zählt als Seat. Ein Betrieb mit dreißig Arbeitgeber-Portalen zahlt dafür keinen Cent mehr als einer mit drei.
bAV-Verwaltungssoftware auf einen Blick
- Der gesamte Arbeitgeberbestand an einer Stelle: Firmen, Versorgungsordnungen, Mitarbeiterkunden, Entgeltumwandlung und Fristen
- Versorgungsordnung als strukturierter Datensatz mit über 20 Feldern statt als PDF im Ordner
- Zuschuss- und Fördersätze werden aus dem hochgeladenen Dokument ausgelesen, inklusive Staffelregelungen
- 19 strukturierte Mitarbeiter-Ereignistypen über den gesamten Lebenszyklus, jedes mit sechsstufigem Bearbeitungsstand
- Fünf Durchführungswege im Mitarbeiter-Plan: Direktversicherung, Direktzusage, Unterstützungskasse, Pensionsfonds, Pensionskasse
- Fristenwächter: Vorgänge, die länger als drei Tage auf Rückfrage, Dokument oder Freigabe warten, erzeugen automatisch eine Aufgabe mit hoher Priorität
- Automatische Arbeitgeber-Erinnerung nach Belegschaftsänderungen — je Firma aktivierbar, Intervall von 1 bis 365 Tagen
- Ein Datenstamm mit CRM, Verträgen und Kommunikation — keine Doppelpflege
- Nicht enthalten: Beitragsabrechnung, Inkasso, Tarifrechner
- Zusatzmodul für 99 € im Monat, Portal-Zugänge zählen nicht als Seat
FAQ
Welche Software vereinfacht die bAV-Administration im Unternehmen?
Der Aufwand in der bAV-Administration liegt fast nie in der einzelnen Bearbeitung, sondern im Nachhalten: Wer hat gemeldet, was fehlt noch, was ist überfällig. aiyomo setzt genau dort an. Der Arbeitgeber meldet Personalbewegungen selbst im Portal, jede Meldung wird ein strukturiertes Ereignis mit Bearbeitungsstand, überfällige Vorgänge erzeugen nach drei Tagen automatisch eine Aufgabe, und die Vollständigkeit der Unterlagen zeigt eine Ampel. Wichtig zur Einordnung: aiyomo ist auf die Seite des betreuenden Maklers gebaut, nicht als HR-Werkzeug für die Personalabteilung eines einzelnen Unternehmens — der Arbeitgeber arbeitet über das Portal mit.
Wie reduziere ich den Verwaltungsaufwand in der bAV-Verwaltung?
Indem drei Dinge aufhören: Listen pflegen, hinterherfragen und Werte zweimal abtippen. An die Stelle der Änderungsliste tritt die Meldung des Arbeitgebers im Portal, an die Stelle des Hinterherfragens die automatische Erinnerung und der Fristenwächter, an die Stelle des Abtippens der lohnrelevante Änderungseintrag, der direkt aus dem bAV-Plan entsteht. Was bleibt, ist die fachliche Arbeit — die Entscheidung, was zu tun ist.
Ist aiyomo ein bAV-Verwaltungsprogramm mit Arbeitgeberportal?
Ja. aiyomo führt den gesamten Arbeitgeberbestand mit Versorgungsordnungen, Mitarbeiterkunden, Entgeltumwandlung und Mitarbeiter-Events an einer Stelle und bindet die Firmen über ein Arbeitgeberportal mit rollenscharfer Feld-Klassifikation ein. Die bAV-Verwaltung liegt dabei auf demselben Datenstamm wie Ihr übriges Maklergeschäft — kein separates Programm, das Sie doppelt pflegen müssen.
Wie viele Arbeitgeber kann ich damit verwalten?
Technisch gibt es keine Obergrenze, und wirtschaftlich auch keine Staffel: Portal-Zugänge zählen nicht als Seat, das Modul kostet unabhängig von der Zahl der betreuten Arbeitgeber 99 € im Monat. Der begrenzende Faktor ist Ihre Betreuungskapazität, nicht die Lizenz.
Was passiert mit meinen bestehenden Listen bei der Umstellung?
Ihre Kundenstammdaten — die Daten Ihres Betriebs, nicht die Belegschaftslisten der Arbeitgeber — übernehmen Sie per Excel-/CSV-Import mit KI-gestütztem Spalten-Mapping, das Sie vor dem Einspielen bestätigen. Die Belegschaftsdaten entstehen anschließend dort, wo sie hingehören: beim Arbeitgeber im Portal. Details zur Übernahme stehen unter Migration und Bestandsübernahme.